PRODUKTIVITÄT
O365 | Automatisierung mit Outlook
Auf die Idee bin ich selbst noch nicht gekommen: Vor- und Nachbereitungszeiten automatisiert in den Outlook-Kalender übernehmen. Ich gebe zu, die Möglichkeiten die Power-Automate gibt, habe ich bisher viel zu wenig genutzt. Und dann bin ich durch einen Twitterdialog auf den folgenden Artikel von Oliver Pinkoss gestoßen, der genau dies im Detail erklärt. Man lernt nie aus. Sobald ich wieder etwas Luft habe, werde ich mich wohl mit den Möglichkeiten der Automatisierung in O365 näher beschäftigen. Gibt mal sehen, was sich sonst noch so sinnvoll automatisieren lässt, dass ich noch nicht automatisiert habe 😉
Digitale Tools im Vergleich | Notion im Vergleich zu Evernote, OneNotes und Co.
Ich habe viele Jahre zig digitale Werkzeuge ausprobiert. Mittlerweile bin ich müde geworden. Sie versprechen viel, meine Erwartungen wurden selten wirklich erfüllt. Ich bin irgendwann bei Evernote hänge geblieben, dass allerdings für das Aufgabenmanagement in meinem System untauglich ist. Ich habe mich dann zu erst für Trello und später für Meistertask entschieden, dann habe ich ein digitales Whiteboard für mein Personal Kanban genutzt. So richtig zufrieden bin ich immer noch nicht. Aktuell teste ich Notion, was das Potenzial hat, beide Bedürfnisse halbwegs zu befriedigen und in einem Werkzeug zusammenzuführen. Notion ist ein „Eier legende Wollmilchsau“ und damit hat es auch ein paar Beschränkungen. Mal schauen, wohin die Reise geht. Wenn ihr Wissen wollte, wie Notion im Vergleich zu OneNotes, Evernote und Co. da steht und ob es sich für Euch lohnt, hilft Euch evtl. der Beitrag von Beli Löw von den Notionteers weiter.
https://notioneers.ch/notion-bewertung-evernote-onenote/
Produktivitätstools | Das System, nicht das Werkzeug gibt den Ausschlag
Ich habe ja schon erwähnt, dass es mal eine Zeit gab, da musste ich jedes neue Produktivitätstool ausprobieren. Dann reift irgendwann in mir die Erkenntnis, dass das Werkzeug gar nicht so ausschlaggebend ist. Viel mehr das System, mit dem ich arbeite und mit dem ich arbeiten kann, ist der relevante Aspekt. Seit her feile ich an meine System und stürze mich nicht mehr auf neue Werkzeuge, von denen ständig immer wieder neue Stars am Himmel gibt. Das bereits erwähnte Notion ist eine Ausnahme – aber auch erst nach einer erstaunlich langen Zeit der Beobachtung und ausgelöst nach div. Probleme, die ich mit Evernote hatte, für das ich eine brauchbar Alternative suche, die in mein System passt. Den das System (oder besser das Weshalb wollen wir etwas) führt nicht das Werkzeug. Dazu mehr von Ivan Blatter in seinem Podcast:
https://ivanblatter.com/podcast/system-nicht-app/
KISS-Prinzip und Komplexität | Warum Einfach nicht immer die beste Antwort ist
Die Dinge einfach halten, kann unter den Bedingungen der Komplexität schnell ins Gegenteil verkehren. Auch wenn der Grundsatz, die Dinge so einfach wie nur möglich zu halten, durch aus in vielen Kontexten erstrebenswert ist. Unter den Bedingungen der Komplexität ist allerdings, wenn man genau darüber nachdenkt, die Vielfalt entscheidend und hier kann der unreflektierte Versuch, die Dinge so einfach wie nur möglich zu halten, schnell ins Gegenteil verkehren. Das ist übrigens auch einer der Gedanken hinter dem – in jüngerer Zeit häufig gescholtenen – Föderalismus. Vielfalt ermöglicht nicht nur Gewaltenteilung, sondern auch eine Vielfalt möglicher Lösungsideen, die dann auf ihre Tauglichkeit getestet und verglichen werden können. Insofern ist Vielfalt eine Antwort auf komplexe Situationen, die wir nicht überschauen können. Genau diesen Aspekt rückt Dr. James Mitchell Lee in einem Blogpost in den Fokus, bei dem sich unter anderem auf Ashbysches Gesetz und das Cynefin-Model von D. Snowden bezieht. Fazit: Die Dinge einfach halten zu wollen ist erstrebenswert, aber unreflektiert, gerade in komplexen Kontexten gefährlich bis kontraproduktiv. Vielfalt ermöglicht nicht nur Gewaltenteilung, sondern auch eine Vielfalt möglicher Lösungsideen, die dann auf ihre Tauglichkeit getestet und verglichen werden können. Insofern ist Vielfalt eine Antwort auf komplexe Situationen, die wir nicht überschauen können. Genau diesen Aspekt rückt Dr. James Mitchell Lee in einem Blogpost in den Fokus, bei dem sich unter anderem auf Ashbysches Gesetz und das Cynefin-Model von D. Snowden bezieht. Fazit: Die Dinge einfach halten zu wollen ist erstrebenswert, aber unreflektiert, gerade in komplexen Kontexten gefährlich bis kontraproduktiv.
https://www.teamworkblog.de/2022/01/keep-it-simple-in-context-of-ashbys-law.html
LEAN
Kaizen und Selbstentwicklung | Jeden Tag ein Stück besser werden
Ich bin ein großer Freund der Kaizen-Philosophie, die sich im Übrigen hervorragend für alle „Ebenen“ innerhalb einer Organisation wie für die eigene Selbstorganisation anbietet. In diesem Sinne hätte ich den Blogartikel von Pete Abilla auch unter der Rubrik Produktivität verlinken können. Dennoch assoziiere ich die Philosophie dann doch mehr mit Lean. Dabei geht es in Artikel gerade darum, dass wer sich darauf einlässt, täglich an sich selbst zu arbeiten und dies mit einem schon geringen Aufwand eine deutliche Verbesserung der eigenen Produktivität feststellt.
https://www.shmula.com/how-kaizen-can-help-with-self-improvement/32969/
(Arbeits-)Sicherheit | Warum wir auch auf kleine Dinge achten sollten
Ein Aspekt, der mir beim Toyota Production System oder Lean sehr gut gefällt, ist die Bedeutung, die dort dem Schutz der Menschen beigemessen wird. Das schließt auch die Arbeitssicherheit mit ein. Leider wird Lean Management zu oft mit „Kosteneffizienz“ gleichgesetzt, die – wenn man sich mit dem „Original“ beschäftigt, „nur“ ein Nebeneffekt ist. Und mit der Arbeitssicherheit ist es, wie auch bei allen „verbesserungswürdigen“ Dingen, wenn man die Kleinigkeiten ignoriert, werden daraus oft große „Risiken“. Diese Analogie, auch jenseits der Arbeitssicherheit, auch mit Blick auf andere vermeidbare Risiken hat mir der Artikel von Jon Miller wieder vor Augen geführt:
https://blog.gembaacademy.com/2022/01/17/how-to-let-small-things-bother-you/
AGILE
Lean UX Canvas | Eine Einführung
Ich arbeite persönlich sehr gerne mit visuellen Hilfen wie zum Beispiel das Role Model Canvas und anderen „Canvas“-Varianten, von denen es zwischenzeitlich eine Fülle guter Vorlagen gibt. Sie unterstützen, wenn sie gut sind, sehr gut den Austausch und den Dialog mithilfe der Visualisierung. Das Lean UX Canvas war mir bisher noch nicht bekannt. Simon Flossmann stellt es ausführlich in einem Blogpost vor. Und ich kann mir gut vorstellen, dass es im Dialog zwischen Entwicklung und Design in vielen Teams (auch jenseits der Softwareentwicklung) wertvolle Dienste leistet. Gutes Design, sagt auch das agile Manifest, förder die Agilität.
https://www.scrum.org/resources/blog/produktentdeckung-gestalten-einfuhrung-das-lean-ux-canvas
Agiles Manifest | Nuancen, die Unterschiede machen: Mögliche Sinnverzerrung durch die Übersetzung?
Sprache ist etwas höchst Diffiziles. Das fällt mir immer wieder auf und ist mir erst kürzlich wieder ins Gedächtnis geholt worden, als mich jemand darauf aufmerksam gemacht, dass ein japanischer Begriff aus dem Toyota-Kontext durch die Übersetzung ins Englische und dann ins Deutsche viel von der ursprünglichen Bedeutung verloren hat. Wer sich mit Politik etwas näher beschäftigt, der weiß, dass in der englischen Sprache zwischen „politics“ und „policy“ unterschieden wird. Eine Unterscheidung, die wir im Deutschen zum Beispiel nicht kennen. Was dann bei der Übersetzung auch zu Verzerrungen im Sinn verursachen kann. Genau solche „Verzerrungen“ sieht Felix Stein im Hinblick auf das Agile Manifest und ich finde seine Argumentation durch aus schlüssig:
https://www.lean-agility.de/2022/01/das-agile-manifest-und-die-agilen-werte.html
Scrumban | Mit Kanban-Metriken den Flow im Scrumteam verbessern
Unter uns: In Sachen „Metriken“ ist meines Erachtens Kanban Scrum definitiv einiges voraus und liefert hier besser Ansätze, um den Flow in einem Team entwickeln zu können. Und da Scrum und Kanban sich auch noch gut kombinieren lassen (Scrumban) lassen sich auch die Metriken sehr gut übernehmen und nutzbar machen. Genau diese steht im Fokus des Beitrags von Ryan Ripley.
https://www.scrum.org/resources/blog/use-kanban-and-flow-metrics-reclaim-your-daily-scrum
Scrum Master*in | Top 10 Herausforderungen mit den Scrum Master*innen zu tun haben
Ich halte die Rolle des Scrum Masters für eine sehr herausfordernde (auch wenn sie in vielen Organisationen als solche nicht immer als solche anerkannt wird). Der/die Rolleninhabende wird im Laufe der Zeit mit vielen Herausforderungen konfrontiert, von denen quasi die TOP 10 von Venkatesh Rajamani kurz vorgestellt werden. Es gilt: Wenn man weiß, was kommen kann, ist eine zielgerichtete Vorbereitung möglich und es trifft niemanden unerwartet:
https://www.scrum.org/resources/blog/top-10-challenges-faced-scrum-masters-and-ways-overcome-them
Buch: Scrum Master Journey erschienen
Marc Löffler habe ich schon des Öfteren hier in den Links der Woche verlinkt. Für mich als Außenstehender passt sein „Scrum Master“-Ausbildungsprogramm ziemlich gut. Man wird als Scrum Master nicht nach zwei Tagen Zertifizierung allein gelassen, sondern bekommt eine fundierte Begleitung. Etwas, was ich mir zu Beginn meiner Entdeckungsreise durch Scrumtische und Kontakte in die Community mühevoll selbst erarbeitet habe. Etwas Vergleichbares bietet übrigens auch Ralf Kruse, den ihr auch hier in den Links der Woche findet und der ebenso ein durchdachtes Konzept am Start hat. Jetzt hat Marc auch noch ein Buch basierend auf seinem Ausbildungsprogramm an den Start gebracht. Ich habe es noch nicht gelesen, aber die Leseprobe klingt gut und was in Podcast erzählt, stimmt mich neugierig. Kommt auf jeden Fall auf die Leseliste:
http://passionateteams.com/e/die-scrum-master-journey-als-buch/
Product Owner*in | Produktdenken oder Product Mindset erkennen
Neben dem Scrum Master ist der/die Product Owner im Scrum Team eine Rolle, die mit Bedacht besetzt werden sollte. Immerhin ist es Aufgabe der Rolle, den „Business Value“ zu entwickeln und letztendlich auch den „Kurs“ zu bestimmen. Stefan Wolpers hat für die Auswahl basierend auf langjähriger Erfahrung einen Fragenkatalog zusammengestellt, den er hier deutsch und englischsprachig zur Verfügung stellt:
EN: https://www.scrum.org/resources/blog/product-owner-interview-guide-product-mindset
Agile Coach | Wie man es richtig schön an die Wand fährt
Die agile Wunderwaffe heißt Agile Coach. Sie sind meist auf einer „höheren“ Flugebene unterwegs, unterstützten die Gesamtorganisation, begleiten Scrum Master und Product Owner und gelegentlich auch mal ein Team auf ihrer Reise in die agile Welt. Gute Agile Coaches kennen sich in mehreren agilen Frameworks aus, haben viel Erfahrung in organisatorischen Veränderungsprozessen, verstehen etwas von Organisationsentwicklung (und auch „Politik“). Leider sind es auch nur Menschen und auch sie geraten mal in Schieflage. Sprich: Auch sie fahren mal mit Karacho gegen die Wand, wenn sie mal nicht aufpassen. Deshalb sollten sich auch immer sehr reflektiert sein und sich bewusst sein, wann sie Gefahr laufen, gegen die Wand zu fahren. In diesem Sinne sind die Anmerkungen von Chee-Hong Hsia auch für erfahrene Agile Coaches durch aus von Interesse:
https://www.scrum.org/resources/blog/how-fail-agile-coach-scrum
Feature- vs. Komponententeams | Und die Gewinner sind …
Sobald das Thema Skalierung relevant wird, stellt sich die Frage, wie man die Teams aufstellt. Sollen es Feature- oder Komponententeams sein? Ich persönlich rate zu Featureteams, wenn es um Neuentwicklung geht. Sie sind nach meiner Auffassung effektiver und effizienter (im Kontext der Aufgabenstellung). Und jetzt habe ich auch ZDF, um diese Aussage zu untermauern. Dank Helen Sedlmeier, die hier eine entsprechende Studie vorstellt:
https://blog.mayflower.de/11856-komponenten-featureteams.html
Auftragsklärung | Warum sie wichtig ist und worauf man achten sollte
Zu Beginn jedes Projekts steht für mich eine zentrale Frage im Raum: Weshalb gibt es dieses Projekt und weshalb wollen wir es auf dem Weg bringen? Das ist für mich auch Teil der Auftragsklärung. Den damit verbunden ist auch die Frage, was will man erreichen? Warum will man es erreichen? Wo steht die Organisation, wohin will sie und weshalb. Als ich dann die Podcastfolge von Ralf Kruse angehört habe, ist mir noch mal bewusst geworden, wie wichtig diese Frage bereits zu Beginn des Projekts sind. Die Antworten geben Orientierung und liefern einen Referenzpunkt für alle Beteiligten.
https://enablechange.de/2022/01/17/auftragsklaerung-als-scrum-master-agile-coach/
Metaphern fürs Team | „Pastaförmige“ Teams
Bisher kannte ich t- und pi-shaped, aber dann kam Felix mit pasta-shaped daher und ich musste erst mal kräftig lachen. Nein, es ist nicht lächerlich. Ganz im Gegenteil. Das Bild der verschiedenen Pasta-Formen hat etwas, um besser zu verstehen, wo ein Team steht und wohin es sich entwickeln sollte. Und dies lässt sich mit dem Bild einer „Pasta“ sehr gut und eindrücklich vermitteln. Sicherlich nicht für jeden Kontext geeignet, aber durch aus brauchbar:
https://www.lean-agility.de/2022/01/pasta-shaped-teams.html
MANAGEMENT
Partiziaption und organisationelle Nachhaltigkeit | Wie Mitarbeiterpartipation Wettbewerbsvorteile schafft
Ich habe einen ausgeprägten Faible für „Partizipation“ – auch jenseits des politisch-gesellschaftlichen Diskurses. Meine Grundüberzeugung ist, dass Organisationen mit „föderalen“ Strukturen, also Beteiligung mehrer Hierarchieebenen am strategischen Entscheidungsprozess deutlich „resilienter“ und „innovativer“ sind als „unitarische“ Organisationen. Daher gefällt mir, was Andreas Zeuch im Hinblick auf Partizipation und Nachhaltigkeit zusammengetragen hat. Fazit: Partizipation erhöht die organisationelle Nachhaltigkeit und verschafft damit der Organisation einen sichtbaren Wettbewerbsvorteil:
Toms Gedankenblog 
Hallo Herr Michl, das ist wieder einmal eine sehr schöne Zusammenstellung. Ich finde den Fokus Tools sehr wertvoll und freue mich schon heute auf nächste Woche und ihre Erkenntnisse. Herzliche Grüße Joachim Heißner
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Danke fürs Feedback.
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