#LINKSDERWOCHE | 51/2024: Produktivität, Lean, Agile, Leadership und weil bald Weihnachten ist

PRODUKTIVITÄT

20-Minuten-Sprints | Timeboxing nutzen, um seine Aufgaben zu erledigen

Der eine oder andere kennt sie vielleicht noch, die Pomodoro-Technik. Hier wird im Zeitmanagement – vereinfacht ausgedrückt – mit Timeboxen gearbeitet, bei denen auf jede „Arbeitsphase“ von 15 bis 20 Minuten eine zeitlich begrenzte Pause folgt. Ähnlich klingt das Prinzip der 20-Minuten-Sprints von J.D. Meier. Ich habe es selbst ausprobiert. Je nach Arbeitskontext, aber auch persönlichen Vorlieben ein sinnvoller Ansatz, mit dem man gerade bei „Prokrastinationsanfälligkeit“ viel erreichen kann. Wie bereits erwähnt, ist es nicht für den Arbeitskontext umsetzbar und auch nicht für jeden Anwender genau die richtige Methode. Der Nachteil ist nämlich auch, dass, wenn jemand im Flow ist, dieser durch das Timeboxing immer wieder unterbrochen wird. Meine fünf Cent dazu: Einfach ausprobieren. Wenn es hilft, übernehmen. Wenn nicht, über Bord werfen.

https://gettingresults.com/20-minute-sprints/

Kanbanboards | Das Kanbanboard als Werkzeug im Zeitmanagement

Zur Abwechslung mal eine Podcast-Episode von Ivan Blatter, mit der ich persönlich nicht so glücklich bin. Er thematisiert (vermeintliche) Kanban-Boards als Tool wie Trello und Co. und hat in dem einen oder anderen Punkt auch Recht. Zumindest im Zusammenhang mit Zeitmanagement. Was mir allerdings fehlt, ist der klare Hinweis, dass ein Board mit Spalten und einem WiP-Limit noch lange kein Kanban-System ist. Was die kritische Betrachtung von Tools angeht, bin ich ganz bei ihm. Die meisten digitalen Tools, die unter dem Label Kanban-Tool vermarktet werden, sind zunächst einmal nichts anderes als die Darstellung von Spalten, über die sich ein Workflow abbilden lässt. Sie sind aber nicht besonders flexibel, was die individuelle Gestaltung der Darstellung betrifft. Die wenigsten sind beispielsweise in der Lage, Swimlanes darzustellen. Und vieles mehr. Jedes Kanban-System beinhaltet auch so etwas wie strategisches Zeitmanagement. Kanban ist eben etwas anspruchsvoller als die visuelle Darstellung in einer Tafel oft suggeriert. Richtig eingesetzt ist Kanban top! Allerdings, und auch da stimme ich ihm zu, ist ein Kanban-Board auf individueller Ebene nicht immer für jeden Anwender die beste Wahl. Und das sage ich als Kanban-Fan 😉 Wer einfach nur eine ToDo-Liste haben will, der wird mit Kanban im Zeitmanagement-Kontext nicht glücklich werden. Das ändert aber nichts daran, dass ich es für den Bereich Teamorganisation und Unternehmensorganisation (in einem voll ausgebauten System mit Feedbackschleifen etc.) für hervorragend geeignet halte.

https://ivanblatter.com/podcast/kanban-boards/

Losgröße und Fokus | Gleichartige Aufgaben zusammenfassen, für mehr Fokus

Batch bedeutet Losgröße. Im Kontext des Zeitmanagements geht es darum, gleichartige Aufgaben zusammenzufassen. Eine Idee, die nicht wirklich neu ist und sich auch in vielen anderen Ansätzen wiederfindet. J. D. Meier macht sich diese Idee für seinen Ansatz „Agile Results“ zu eigen, als einen von mehreren Aspekten, die in seinem „Werkzeugkasten“ als gute Praxis – ähnlich wie die 20-Minuten-Sprints – Platz gefunden haben. Ich finde seine Herleitung gut und aufschlussreich, weil er hier auch zeigt, wie das Zusammenfassen von gleichartigen Aufgaben auch die Fokussierung fördern kann.

https://gettingresults.com/batch-and-focus/

Scheitern | Scheitern um zu Lernen

Thomas Speck und sein Podcast waren mir bisher eher als „Satire“ bekannt. Die hier verlinkte Folge passt aber sehr gut zum Thema Produktivität. Es geht um das Scheitern und das Lernen daraus. Scheitern gehört zum Leben. Das ist normal. Nichts Schlimmes. Zumindest, wenn man es nutzt, um aus dem Scheitern für die Zukunft zu lernen. Und genau das vermittelt Thomas hier – auch mit einem persönlichen Einblick – sehr gut, wie ich finde.

https://der-schalltrichter.letscast.fm/episode/scheitern-aber-richtig-die-kunst-des-vorwaertsfallens

Zielsetzung für 2025 | Fragen zur Vorbereitung

Da hinten sehe ich schon 2025 am Horizont auftauchen. Es ist also an der Zeit, meine Schwerpunktthemen für das kommende Jahr zu definieren. Die Reflexionsfragen von Dan Rockwell werden mir dabei sicher helfen, denn sie dienen dazu, passende „Jahresziele“ zu entwickeln. Ich persönlich bin eher ein Freund von Fokusthemen, die dann in Quartalszielen münden. Allerdings muss ich zugeben, dass ich 2024 nicht besonders diszipliniert war. Ich gelobe Besserung 😉

https://leadershipfreak.blog/2024/12/19/ask-5-questions-before-setting-goals-for-2025/

Obsidian | Obsidian als Read-it-Later Dienst nutzen

Ich habe etwas ähnliches, wie Thomas Mathoi im Folgenden vorschlägt, früher mit Evernote und Notion gemacht. Das hat bei mir nicht so gut funktioniert. Erst als ich interessante Blog-Artikel und dergleichen in meinem RSS-Reader gespeichert und mit der Routine für die Auswertung der Links der Woche verknüpft habe, hat es richtig gut geklappt. Mein Learning: Man braucht nicht nur ein Tool, sondern auch die passende Routine, damit es am Ende funktioniert. Für mich funktioniert das Setting derzeit sehr gut, daher ist – obwohl ich ein großer Freund von Obisidian bin – der Ansatz von Thomas Mathoi für mich diesmal nicht so spannend. Das heißt aber nicht, dass es für andere von Euch nicht interessant sein könnte. Schaut es Euch an. Vielleicht ist es genau das Richtige für Euch.

https://www.mathoi.at/2024/12/20/obsidian-als-read-it-later-dienst-nutzen/

Unaufgeforderte Ratschläge | Gut gemeinter Rat ist oft dennoch schlechter Rat

Ein ernstes Thema, das Anna Koschinski in ihrem persönlichen Blog anspricht. Es fällt in die Kategorie „Gut gemeint, aber nicht gut gemacht“, was sie hier zu Recht als unangemessen beschreibt. Die kontraproduktive Wirkung ungebetener Ratschläge verstand ich erstmals richtig im Zusammenhang mit Uwe Haucks Buch „Depression abzugeben: Erfahrungen aus der Klapse“ (Bastei Lübbe 2017). Wenn wir Menschen, die sich schlecht fühlen und denen es nicht gut geht, mit Ratschlägen wie „anderen geht es noch viel schlechter“ oder „das ist alles nicht so schlimm“ „nerven“, helfen wir in diesem Moment niemandem. Im Gegenteil. Wir machen es vielleicht sogar noch schlimmer. Wenn es jemandem schlecht geht, dann ist das nichts, was man rational erfassen kann. Das ist eine „emotionale“ Angelegenheit. Da braucht niemand gut gemeinte Ratschläge, sondern einfach eine helfende Hand, ein offenes Ohr. Gerade aus Uwes Buch habe ich gelernt, dass dies bei einem depressiven Menschen sogar zu einer Verstärkung führen kann. Er oder sie weiß dies alles, was wir ihm oder ihr an Ratschlägen an den Kopf werfen. Aber die Umsetzung gelingt nicht mehr. Und das verstärkt den Druck. Das ist kontraproduktiv. Eine gute Gelegenheit, das eigene Verhalten zu reflektieren und zu hinterfragen. Um daraus zu lernen und es in Zukunft besser zu machen.

https://anna-livia.de/anderen-geht-es-schlechter/

LEAN

Heijunka| Das Konzept der Nivelierung von Fluktuation im Produktionsprozess erklärt

Heijunka, die Nivellierung von „Produktionsschwankungen“, ist ein Konzept, das eng mit dem Toyota-Produktionssystem verbunden ist. Es dient insbesondere dem Ausgleich von Unter- und Überlastungen im Arbeitsfluss. Die Idee ist teilweise auch auf andere Bereiche übertragbar und ich finde es sehr spannend, gerade dort, wo wir es mit standardisierten Aufgaben und Tätigkeiten zu tun haben.

https://www.allaboutlean.com/leveling-fluctuations-1/

AGILE

Sprint Backlog | Mythen und Legenden rund um den Sprint Backlog

Beim Lesen des Artikels von Simon Flossmann habe ich mehrmals die Stirn gerunzelt. Nicht weil ich das, was er schreibt, für falsch halte, sondern weil ich mich gefragt habe, woher diese Mythen rund um das Sprint Backlog kommen, die er hier beschreibt. Der Scrum Guide ist in allen Punkten sehr klar. Und er hat keine 20 Seiten. Ich ziehe ihn oft aus dem Hut, wenn ich mit Scrum Teams arbeite und lese ihn immer wieder. Zum Schärfen der Säge, zum Nachdenken usw. und auch, um der einen oder anderen merkwürdigen Aussage, die mir begegnet, etwas entgegenzusetzen.

https://www.scrum.org/resources/blog/7-mythen-zum-sprint-backlog-kenne-sie-sonst-glaubt-dir-niemand-dass-du-den-scrum-guide-gelesen-hast

Effektivität | Weshalb Effektivität bei Agilität im Fokus steht

Effizienz im agilen Kontext habe ich – kein Scherz – erst richtig verstanden, als ich mich intensiv mit Monozukuri (der japanischen Lean-Variante) beschäftigt habe. Daher stammt auch ein Satz, den man von mir immer wieder hört: „Man kann hocheffizient in die falsche Richtung fahren. Das Ziel erreicht man trotzdem nicht.“ Ob man auf dem richtigen Weg ist, ist unter den Bedingungen hoher Komplexität gar nicht so leicht zu erkennen. Gerade deshalb muss man immer wieder innehalten und gegebenenfalls die Richtung korrigieren. Man adaptiert die neuen Erkenntnisse und justiert nach. Und weil man dies nach jeder Iteration tut – und nicht erst am Ende des Projekts – erkennt man früher, dass man in die falsche Richtung fährt und kann noch rechtzeitig die Richtung ändern. Agilität erhöht zunächst die Effektivität, nicht die Effizienz. Letztere folgt insofern, als man schneller und früher erkennt, ob man seine Ressourcen richtig einsetzt. Das sollte man auf dem Schirm haben. Aber das allein reicht natürlich nicht. Auch darauf weist Cesario Ramos hin. Vor allem, wenn die Erwartung eine höhere Effizienz ist. Erwartungsmanagement im agilen Kontext ist Trumpf. Sonst heißt es vielleicht wieder, Scrum/Kanban taugt nichts und ist schuld 😉

https://www.scrum.org/resources/blog/agile-promises-improvements-why-do-we-keep-adding-people

Wirksamkeit | Als Servant Leader wirken …

Ein Teil meiner Arbeit als Agile Coach/Scrum Master/Kanban Coach ist es, die Problemlösungskompetenz im Sinne eines Servant Leaders zu stärken und die Menschen immer mehr zu befähigen, Hindernisse selbst zu lösen. Da immer wieder neue Probleme auftauchen, verlagert sich der Fokus im Laufe der Zeit vom Team auf die Umwelt. Die Arbeit geht nicht aus. Dieses „Empowerment“ meint Simon Flossmann, wenn er hier von Effizienzsteigerung spricht. Als Teamfacilitator und Servant Leader spiegelt sich das genauso wider: Kompetenzen vermitteln, Fähigkeiten verbessern und Wissen transferieren – nicht um sich selbst omnipotent zu machen, sondern um die Wirksamkeit zu erhöhen.

https://www.scrum.org/resources/blog/wirksamkeit-potenzieren-so-skalierst-du-deine-arbeit-als-scrum-master-ohne-dich-unwohl-zu-fuhlen

Missverständnisse | Agilität ist kein Ringelpiez mit Anfassen

Als ich auf Mastodon den Satz „Agilität ist kein Ringelpiez“ in den Raum warf, hatte ich nicht damit gerechnet, eine inhaltlich gehaltvolle Diskussion über Coaching im agilen Kontext anzustoßen, die schließlich in einer Podcast-Episode mündete. Ein Problem ist sicherlich, dass viele fälschlicherweise Agile Coaching mit Coaching gleichsetzen. Das sind aber zwei verschiedene Dinge. Unter anderem habe ich als Coach eine direkte Coach-Coachee-Beziehung und bin in erster Linie meinem Coachee verpflichtet. Als Agile Coach/Scrum Master/Kanban Coach bin ich in erster Linie der Organisation und dem Auftrag, den sie mir gegeben hat, verpflichtet. In dieser Rolle bin ich ein Servant Leader. Kein klassischer Coach. Ein Missverständnis, das sich aus der Bezeichnung Agile Coach oder Agile Coaching ergibt. Unglücklich gewählt. Wir nutzen zwar Coaching-Ansätze. Aber nur als Teil unseres Werkzeugkastens. Wir sind auch die „Hofnarren“ der Organisation, die ihr den Spiegel vorhalten, um auf mögliche Probleme hinzuweisen. Unsere Aufgabe ist es, Produktivitätshemmnisse zu beseitigen, nicht primär das Wohlbefinden eines Teams zu fördern.

https://no-bullshit-agile.de/agile-coaches.html

LEADERSHIP UND MANAGEMENT

Gerangel um die Führung | Wenn alle führen wollen …

Führung ist ein vielschichtiges Thema. Führung ist immer ein Zusammenspiel von Führenden, Geführten und Kontext. Was passiert, wenn alle führen wollen und jeder für sich die Legitimität der Führung beansprucht? Dann wird es lustig. Ich denke immer an die Freiwillige Feuerwehr. Der/die Kommandant:in wird einvernehmlich von der Kameradschaft und dem Gemeinderat gewählt. Man hört und staunt, die Kameradschaft entscheidet, wer sie führt. Und es funktioniert. Es wird die Person gewählt, der man am ehesten zutraut, die Aufgabe zu erfüllen. Stellen wir uns vor, das funktioniert auch im Team – und ja, es funktioniert. Toll, oder? Einfach ist es trotzdem nicht, wie Daniel Dubbel hier sehr schön beschreibt:

https://www.inspectandadapt.de/machtkaempfe-im-fuehrungsparadies-wenn-alle-fuehren-wollen/

Spannung | Spannungsbasiertes Arbeiten

Vor ein paar Jahren hat mir jemand eine tolle Metapher über den Zaun geworfen. Eine tolle Karosserie mit einem tollen Innenraum. Von außen top und wunderbar. Wenn man die Motorhaube öffnet, was sieht man? Einen Motor. Ohne ihn fährt das Auto nicht. Egal, wie schön es aussieht. In so einem Motor steckt eine ganze Menge Mechanik, die Reibung erzeugt. Übertragen auf die Zusammenarbeit – ohne Reibung geht es nicht voran. Und damit schlage ich die Brücke zum Beitrag von Hendrik Epe, der sich mit spannungsbasiertem Arbeiten beschäftigt. Auch zur Zusammenarbeit gehört Spannung. Spannung und Reibung sind normal. Wenn es sie nicht gibt, haben wir eine schöne Karre, die aber nicht vom Fleck kommt.

https://www.ideequadrat.org/wie-geht-spannungsbasiertes-arbeiten/

UND WEIL BALD WEIHNACHTEN IST

Agentursatire | Weihnachtspost

Bei „Buddy Müller“ musste ich mal wieder herzlich lachen. In der aktuellen Folge geht es um das alljährliche Weihnachtsdrama, wer sich um die lästige Weihnachtspost der Kunden kümmert. Herrlich!

https://agentursatire.blog/2024/12/15/folge43-buddypositivity/

Zum Schluss: Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr. Die Links der Woche machen eine Pause bis zum 06.01.2025. Für den einen oder anderen Geistesblitz gebe ich aber keine Garantie und für Meister Konfus lege ich ohnehin nicht die Hand ins Feuer 😉 Wir lesen uns dann spätestens im neuen Jahr wieder. An gleicher Stelle.