GEDANKENBLITZ | Warum ich im agilen Kontext der Rollenbeschreibung gegenüber der Stellenbeschreibung den Vorzug gebe

Im Laufe der letzten Jahre habe die Rollenbeschreibung gegenüber der Stellenbeschreibung als flexibler und „verantwortungsführender“ zu schätzen gelernt. Würde mich heute jemand Fragen, was ich bevorzugen würde, wäre meine Antwort klar und eindeutig: die Rollenbeschreibung.

Definition

Das hat verschiedene Gründe. Aber bevor ich darauf eingehe, ist es sinnvoll, zu klären, was ich unter Stellenbeschreibung und Rollenbeschreibung verstehe.

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Bei der Definition des Begriffs Stellenbeschreibung gibt es ein klares Bild, dass u. a. in Wikipedia sehr gut zusammengefasst wird:

„Eine Stellenbeschreibung (…) ist eine personenneutrale schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle zu ihren Arbeitszielen, Arbeitsinhalten, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen. Die Abgrenzung gegenüber einem sogenannten Besetzungsbild liegt in der Ausführlichkeit der Darstellung.“ Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen grenzen klar und hart ab. Sie sind Funktions- und Positionsbeschreibungen, die eindeutig festlegen, was welche Funktionen, Kompetenzen und funktionalen Aufgaben der Stelleninhaber hat oder haben sollten. Hier werden klar die Funktionen und Kompetenzen formal fixiert und abgegrenzt.

Was ist eine Rollenbeschreibung?

Beim Begriff der Rolle gibt es – nach meiner Wahrnehmung – unterschiedliche Sichtweisen. Wirft mensch einen Blick des PM-Glossar des PM-Magazins ist die Rolle etwas ähnliches wie eine Stellenbeschreibung, die temporäre Wirkung entfaltet. Diese Definition überzeugt mich nicht wirklich und ich lehne mich lieber am soziologischen Rollenbegriff an, der die Rolle als Set von Erwartungshaltungen an eine Person definiert, die in einem bestimmten Kontext erfüllt werden sollen. Es geht demnach um soziale Erwartungshaltungen, die mit einer Position verbunden sind, die sich aber nicht klar und eindeutig funktional abgrenzen lassen. Eine Rolle definiert daher einen Themenfokus, der mit der Rolle verbunden ist und die damit verbundene Verantwortung. Sie definiert aber nicht klar und eindeutig, welche Kompetenzen und Aufgaben damit verbunden sind.

Die Frage lautet daher, was erwarten wir von jemanden, der eine bestimmte Rolle ausfüllt. Eine harte und formale Abgrenzung der Funktionen und der Kompetenzen gibt es dabei nicht, denn diese ist eng mit der Erwartungshaltung verbunden, die wir an eine Rolle knüpfen und daher eng vom Zusammenspiel der Beteiligten verbunden.

Warum ich eine Rollenbeschreibung der Funktionsbeschreibung vorziehe?

Eines der Probleme mit Stellenbeschreibungen sehe ich in der geringen Flexibilität der formalen Zuschreibung von Kompetenzen und Funktionen. Sie wirkt dabei in zwei Richtungen.

Stellenbeschreibungen fördern organisierte Unverantwortlichkeit

Sie kann dazu genutzt werden, Menschen, die bereit sind, über ihre Stellenbeschreibung hinaus Verantwortung zu übernehmen, auszubremsen. Sie werden in Schranken gewiesen, weil sie sich nicht auf ihre definierten Aufgaben und Funktionen konzentrieren oder gar mit ihrem Ansinnen abgewiesen, weil sie die formale Kompetenz dazu nicht haben. Dabei spielt es noch nicht einmal wirklich eine Rolle, ob das was sie da tun, einen Mehrwert für die Organisation darstellt und sinnvoll wäre. Es ist der Formalismus, der sie in ein Korsett zwingt, dass es ihnen nicht erlaubt, aus diesem Formalismus auszubrechen und verhindert, die Verantwortung zur Weiterentwicklung der Organisation oder eines Themas zu übernehmen. Das frustriert und führt zu Demotivation.

Zum anderen haben Stellenbeschreibungen die Eigenschaft, auch einen Schutzwall zu bilden. Dieser kann bei Überforderung hilfreich sein, in dem der Stelleninhaber sich auf seine Stellenbeschreibungen bezieht und so einer qualitativen und qualitativen Überforderung entgegenwirkt. Dies kann aber auch dazu führen, dass der Einzelne die Gesamtverantwortung abgibt und sich nur noch auf seinen kleinen Teilbereich zurückzieht, für den er eben zuständig ist. Alles andere wird ausgeblendet. Mit der Folge, dass gerade dieser Effekt die „organisierte Unverantwortlichkeit“ befördert, in der alles geregelt zu sein scheint, aber eben nicht das Unvorhersehbare, dass im organisatorischen Niemandsland landet, wenn nicht jemand sich über die formalen Regelungen hinwegsetzt, sich aus seiner „Komfortzone“ herauswagt und die Verantwortung übernimmt.

Wenn das Unvorhersehbare Normalzustand wird

In einer Situation höchster Komplexität – und hierauf zielt die agile Denk- und Arbeitsweise ab – ist das Unvorhersehbare der Normalzustand. Und wenn wir ehrlich sind, nimmt die Komplexität in allen Lebensbereichen immer spürbar zu. D. h. die Stellenbeschreibung, die formale Abgrenzung von Funktionen und Kompetenzen stößt immer öfter an Grenzen. Nicht jeder wird als „Regelbrecher“ geboren und die Wenigsten können sich ohne Weiteres aus dem Korsett des formalen Regelwerks einfach befreien, ohne sanktioniert zu werden oder am Ende als Helden „verbrannt“ zu werden, weil sie mit weit über das ihnen Mögliche hinaus Ressourcen und Energie eingesetzt haben, die ihnen nicht zur Verfügung steht.

An dieser Stelle wirken – so meine Wahrnehmung – Stellenbeschreibungen kontraproduktiv. Sie sind nicht ausreichend flexibel genug, um auf plötzliche Veränderungen und Unvorhersehbares reagieren zu können. Sie reduzieren den formalen Spielraum auf einen eng eingerenzten Rahmen. Sie limitieren eine Organisation bis hin zur Handlungsunfähigkeit, den für das Unvorgesehene gibt es keine formalen Regeln.

Warum Rollenbeschreibungen die bessere Wahl sind

Rollenbeschreibungen sind flexibler aufgestellt. Sie zementieren Verantwortung nicht an Funktionen und Formalia fest, sondern sind das Ergebnis sozialer Erwartungshaltungen. Soziale Erwartungshaltungen sind variieren. Sie haben Spielräume. Sie passen sich situativ an und sind mitunter das Ergebnis sichtbarer und nichtsichtbarer sozialer Verhandlungsprozesse. Sie spiegeln sich in Prinzipien, nicht in formalisieren Regeln wieder. Prinzipien sind Leitlinien, keine klaren Regeln. Sie haben eine gewissen Entscheidungskorridior. Damit erlauben sie Flexibilität. Verantwortung wird nicht festgeschrieben und an Funktionen verankert, hart abgegrenzt, sondern ist, lässt Spielraum.

Scrum mit seinen drei Rollen, ist für mich das beste Beispiel. Scrum Master, Product Owner und Entwicklerteam sind drei Rollen mit drei unterschiedlichen Fokussen und einer gemeinsamen Verantwortung für das Ganze. Die Überlappungen der Rollen sind bewusst und gewollt. Es gibt keine klare funktionale Abgrenzung. Die drei Rollen müssen sich immer wieder abstimmen, miteinander klären, ob und wer im Zweifelsfall den Hut aufsetzt, wenn es zu Überschneidungen kommt. Keine der drei Rollen kann sich einfach auf eine Position zurückziehen und sagen, dass sie es nichts angeht, den alle drei Rollen tragen gemeinsam die Verantwortung im Team für das Ergebnis. Das Rollenverständnis kann im Detail auch von Team zu Team ein anderes sein – je nach Zusammensetzung des Teams, der Historie des Teams und Reifegrad. Es gibt kein einheitliches Muster zum Überstülpen, das im Detail auf jedes Team passt, sondern nur den Rahmen der Rollendefinition, die grob absteckt, welche Rolle im Team welchen Fokus inne hat.

Fazit: Auf den Kontext kommt es an

Sollen wir Stellenbeschreibungen abschaffen und nur noch Rollenbeschreibungen einführen? Nein, dieser Meinung bin ich nicht. Und das obwohl ich einer Rollenbeschreibung den Vorzug vor einer Stellenbeschreibung geben würde. Wann das eine oder andere Sinn macht, das ist – wie so oft – vom Kontext abhängig. Aber wir müssen, das ist meine Meinung, einen Weg finden Stellenbeschreibungen als in steingemeißelte Festlegung deutlich aufzuweichen, um die Hanldungsspielräume zu erweitern und die Übernahme von ganzheitlicher Verantwortung zu ermöglichen. Gerade im agilen Kontext, also in Umfeldern mit hoher Komplexität, ist die Rollenbeschreibung die bessere Wahl.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.