Produktivität
Produktiv mit der Pomodoro-Technik
Die Produktivitätstechnik, die ihren Namen einer Eieruhr in Form einer Tomate verdankt, habe ich selbst mehrfach ausprobiert und auch immer wieder im Einsatz. Ich finde sie spannend und kann mir gut vorstellen, dass sie für viele Menschen funktioniert, sofern sie sich in einem Umfeld bewegen, dass nicht sonderlich publikumsintensiv ist. Für publikumsintensive Arbeitsbereiche würde ich sie allerdings nicht zu Anwendung bringen. Im Kernprinzip basiert sie auf der Rhythmisierung der Arbeit in kleinen Zeitabschnitten, an denen mithilfe einer Belohnung im Form einer Pause steht. Innerhalb der Zeitabschnitte wird fokussiert an einer Aufgabe gearbeitet. Einen schnellen Überblick zur Technik bietet Christopher Henke in seinem Blog:
http://vitaminp.info/pomodoro-technik-hilft-zu-fokussieren/
Übrigens, wer es ausführlicher mag, dem empfehle ich gerne das Buch von Staffan Nöteberg: Die Pomodoro-Technik in der Praxis aus dem Dpunkt Verlag (2011) oder das Buch des Erfinders der Technik Francesco Cirillo (meines Wissens nur in englischer Sprache verfügbar).
Zielführende Besprechungen
Besprechungen sind eine niemalsendendes und für viele leidvolles Thema. Auch wenn die persönliche Kommunikation wichtig und manchmal zielführender ist wie jeder E-Mail-Dialog, schlecht moderierte und geplante Besprechungen sind lästig und ein Graus. Zu guter letzt ärgern sich dann alle Beteiligten über die verschwendete Zeit. Dabei ist es eigentlich ganz einfach und braucht nicht viel für eine effektive Besprechung, wie Stephan List im folgenden Beitrag treffend ausführt. Hier möchte ich allerdings ergänzend ausführen, dass es manchmal auch sinnvoll sein kann, die Tagesordnung gemeinsam am Beginn der Besprechung festzulegen, z. B. wenn Ihr auf das Format von Lean Coffee zurückgreift.
http://toolblog.de/2017/01/24/5-einfache-tipps-fuer-effektive-besprechungen/
Die E-Mail ist nicht tot – aber anders …
Die Frage stellt sich im Angesicht der Menge an E-Mails die tagtäglich in meinem (beruflichen) Postfach landen für mich eigentlich nicht. Was ich allerdings bei mir selbst beobachte, ich nutze die E-Mail schon lange nicht mehr für alles und jedes. Habe ich früher damit noch die berühmten zeitversetzten Frage-Antwort-nächste-Frage-Geschichten über E-Mail stattfinden lassen, nutze ich hierfür die Chatfunktion der Telefonanlage im Büro oder Messenger. Die E-Mail hat zwischenzeitlich für mich die Funktion ähnlich eines Geschäftsbriefes übernommen. Um es mit Stephan List auszudrücken: Die E-Mail ist nicht tot – aber sie hat sich verändert. Und sie wird sich weiter verändern.
http://toolblog.de/2017/01/25/ist-e-mail-tot/
Bullet Journal
Ich bin zwar ein Fan des Digitalen, aber genauso liebe ich es, wenn die Feder eines guten Füllfederhalters oder gerne auch eines Tintenrollers über das Papier eines Notizbuches kratzt. Wenn ich mir Notizen mache, ist es für mich, trotz der ganzen Technik und ihrer Möglichkeiten, immer noch der Weg an dem ich am schnellsten und am einfachsten meine Notizen „zusammenkrakeln“ (meine Schrift ist eine Katastrophe), ergänzen und erweitern kann. Ganz nebenbei – wenn Protokolle oder andere Schriftstücke zu Kenntnis erhalte, markiere ich mir die für mich wichtigen Stellen übrigens nach wie vor mit Stift und den für mich sinnvollen Symbolen, damit ich mich später zurechtfinde (Kalenderblatt für Termine, Hacken für Aufgaben, Fragezeichen für Unklarheiten usw.). Sprich trotz Evernote, Dropbox, Google Drive – das gute alte Notizbuch ist nach wie vor ein stetiger Begleiter. Und weil das so ist, hatte ich mir auch schon die Bullet-Point-Methode mehrfach angesehen. Ich finde sie spannend, und wie Ihr schon ahnt – ich habe mir einiges davon abgeguckt. Auch wenn es sich in seiner Reinform für mich selbst nicht bewährt hat, da ich mein Aufgabenmanagement nach Personal Kanban organisiere. Wer es noch nicht kennt und sich inspirieren lassen möchte – bei Stephan List werdet Ihr auch dieses Mal wieder fündig:
http://toolblog.de/2017/01/26/das-bullet-journal-fuer-schreiberlinge/
Nicht nur für Evernote-Nutzer: Verschlüsseln mit Boxcryptor
Über Herbert Hertentramph – dem Menschen hinter Evernote für Piffige – bin ich auf Boxcryptor aufmerksam geworden. Zwar kann ich in Evernote auf dem Desktop Notizen verschlüsseln – aber leider nicht mobil. Hierfür empfiehlt er das bereits erwähnte Programm, dass es für Windows 10, Android und iOS gibt. Darüber hinaus harmoniert es wohl hervorragend mit Evernote und anderen Cloudplattformen. Seiner Empfehlung folgend, werde ich mir Boxcryptor in den nächsten Wochen näher ansehen. Falls ihr ebenfalls eine Möglichkeit sucht – hier erklärt er Euch wie Boxcryptor und Evernote in Kombination funktioniert:
http://www.notieren.de/boxcryptor-mobil-mit-evernote-nutzen-android-ios/
Ideenfitness-Center
Ich bin begeisterter Leser von Martin Gaedt, der immer in Sache Ideenfindung mir schon einige hervorragend Impulse beschert hat. Wie ich seinem Blog entnehme, hat er sogar was mit „kommunalen“ Bezug am Start und ich bin mal gespannt, wie der deutsche Städte- und Gemeindebund auf seine Anregung reagiert. Denn Ideenfindungskompetenz muss mensch ebenso trainieren, wie andere Denkmuskeln. Anders als manche Menschen nämlich glauben, ist Kreativität kein Geistesblitz, der einen plötzlich trifft, sondern ein mehr oder minder strukturierter Prozess. Das hat mir zumindest vor ein paar Jahren das Buch von Jens Uwe Meyer – Das Edison-Prinzip verdeutlicht. Zurück zur Idee von Martin Gaedt. Infos dazu findet Ihr auf seiner Webseite unter dem folgenden Link:
Stille finden
Wieder einmal schwirren mir tausende Gedanken durch Kopf und es kommt kein klarer Gedanke bei raus. Ich denke, dieses Phänomen kenne viel von Euch. Zumindest höre ich es ziemlich oft in meinem Umfeld. Und auch mir selbst geht es ziemlich oft so. Um damit umzugehen, haben ich diverse Strategien. Unter anderem schreibe ich mir alles auf, was mir durch den Kopf geht, damit nichts Wichtiges verloren geht und ich trotzdem den Kopf freibekomme. Zum anderen reflektiere ich am Ende des Tages immer für ein paar Minuten mithilfe meines persönlichen Logbuchs und im Zuge meines täglichen Arbeitsrückblicks. Dadurch kommt etwas Ordnung in das Gedankenchaos. Etwas nachlässiger bin ich mit meiner „stillen Minute“, die ich mir vorgenommen habe als Abendritual in einzuführen. Stille Minute bedeutet einfach nur für ein paar Minuten am Tag „nichts zu denken“, mich nicht mit Musik, TV oder irgendetwas zu berieseln, sondern einfach nur in die Stille zu genießen. Die moderne Gehirnforschung will herausgefunden haben, dass dies nicht nur die Produktivität fördert, sondern auch hilft, wieder klare Gedanken zu befördern. Übrigens auch ein Gedanke, der sich hier der bereits erwähnten Pomodoro-Technik verbirgt. Leider ist es mit dem Finden der „Stille“ mitunter nicht einfach. Aber mit den Tricks und Kniffe von Leo Babauta kann es funktionieren (habe ich für höchstpersönlich ausprobiert):
https://zenhabits.net/stillness/
Wie die Schattenseiten des Lebens das Glück befördern …
Das die Bhutaner als glücklichstes Volk der Erde gelten und das Prinzip Glück sogar in der Verfassung verankert haben, hat sich zwischenzeitlich flächendeckend herumgesprochen. Wenn es stimmt, was Tim Schlenzig im folgenden Beitrag beschreibt, liegt das Geheimnis der Himalajabewohner darin begründet, dass sie sich gedanklich auch mit den Schattenseiten des Lebens beschäftigen. Für mich persönlich klingt es schlüssig. Das erdet und schärft das Bewusstsein für die wirklich wichtigen Dinge. Mehr dazu:
http://mymonk.de/dunkles-geheimnis/
Was tun, wenn der Kollege nicht mitzieht?
Diese Situation wird um im Laufe des Berufslebens immer wieder begegnen. Sie ist allzu menschlich und selbst wir, sind nicht davor gefeit, eines Tage derjenige zu sein, der nicht mitziehen will, weil er Bedenken hat. Was also tun? Ähnlich wie Edgar Rodehack halte ich wenig davon „Böswilligkeit“ zu unterstellen. Wir Menschen sind hochgradig komplexe Wesen und unsere Beziehungen untereinander sind daher nicht weniger komplex. Eher im Gegenteil. Eine einfache Lösung gibt es also nicht, auch dies wird in dem folgenden Artikel sichtbar. Rodehack gibt daher höchstens Anregungen, aber Anregungen, die vielleicht helfen können, die Situation zu entschärfen.
http://www.teamworkblog.de/2017/01/was-tun-wenn-der-kollege-nicht-mitzieht.html
Agile
User Story – eine Begriffsklärung
Ich bin ein großer Freund der User Story. Persönlich halte ich sie für zielführender als die klassische Anforderungsbeschreibung und zweitens greift mensch mit Ihr nicht vorschnell die Lösung des Problems vorweg und zementiert damit auch die das Wie fest, obwohl es möglicherweise noch bessere Alternative gibt. Wer jetzt fragend guckt und wissen will, was eine User Story ist – Ihr braucht nicht zu googeln. Dafür habe ich den folgenden Beitrag von Patrick Schönfeld verlinkt, der es Euch verrät:
http://chaosverbesserer.de/blog/2017/01/26/was-sind-eigentlich-user-stories/
Fünf agile Kniffe, die wir von 10jährigen lernen können
Wir Erwachsene sind manchmal schon ziemlich verkopft und verbohrt. Weniger kompliziert gehen meistens Kinder an die Dinge ran. Ihnen stehen allerdings auch nicht langjährigen Erfahrungen von Misserfolgen, Nackenschlägen und antrainierte Denkweisen noch nicht im Weg. Deswegen lässt sich auch – wenn sich mancher damit schwertut – von ihnen lernen, wie mensch ganz unvoreingenommen Probleme aufrollen kann. Das hat sich auch Stacey Ackerman gedacht und hat uns damit einen inspirierenden Artikel beschert, der uns zeigt, welche fünf Tipps Agilisten von 10jährigen lernen können:
https://www.scrumalliance.org/community/articles/2017/january/5-agile-tips-from-10-year-olds
Der Daily Scrum – warum und wie
Was hat es mit dem Daily Scrum auf sich? Warum findet er statt? Welche Rahmenbedingungen sollten eingehalten werden, damit er zielgerichtet seine Wirkung entfaltet und noch viel Fragen mehr beantwortet der Blogbeitrag von Stephanie Ockerman. Damit wird deutlich, welche zentrale Bedeutung die tägliche Synchronisation des Teams in Form des Formats hat und wie essenziell diese für das Gelingen des Projekts ist. Ohne diese Synchronisation des Teams lässt sich das Prinzip der Selbstorganisation – eine der Stärken von Scrum nicht ausspielen.
https://blog.scrum.org/scrum-myths-daily-scrum-status/
Fehler, die beim Daily Scrum vermieden werden sollten
Der Daily Scrum oder Daily Stand-Up ist ein zentrales Element in Scrum, das der täglichen Synchronisation des Teams dient. Für dieses tägliche Arbeitstreffen gibt es ein paar einfache Grundregeln, die Sinn machen und unbedingt eingehalten werden sollten. Sonst kann es dazu führen, das der die tägliche Zusammenkunft alles andere als zielführend und effizient ist. In diesem Sinne hat Sanjeet Biswas einige der typischen Anfängerfehler zusammengefasst und erklärt, warum diese unbedingt vermieden werden sollten. Sicherlich nicht nur für „Neulinge“ in Themenkomplex Scrum interessant:
https://www.scrumalliance.org/community/articles/2017/january/5-common-stand-up-missteps
Wann bedeutet fertig, wirklich fertig oder die Definition of Done
Wer sich näher mit der agilen Literatur beschäftigt wird schnell feststellen, dass die „Defintion of Done“ keine triviale Bedeutung hat. Die Definition of Done legt fest, wann ein Produktartefakt tatsächlich fertig im Sinne eine Präsentierbarkeit gegenüber den Projektbeteiligten ist. Vielleicht erinnert sich der eine oder andere daran, dass am Ende des Sprints immer ein potenziell auslieferbares Teilprodukt erstellt werden muss. Die Definition of Done stellt daher so etwas wie die finalen Akzeptanzkriterien dar oder auch den präzisierten Zielzustand. Was simple klingt, kann mitunter schwierig sein. Daher ist das Thema nicht zu unterschätzen. Ines Garcia legt ausführlich dar, was es mit der richtigen Definition von „Erledigt“ auf sich hat:
https://www.scrumalliance.org/community/articles/2017/january/the-definition-of-done
Agilität ist Problemlösung
Viele machen den Fehler Agilität im Sinne des agilen Manifests ausschließlich mit der Softwareentwicklung zu assoziieren. Richtig ist, dass die agilen Methoden dort ihre Wurzeln haben. Aber es geht, um mehr als nur gute Software zu entwickeln. Das agile Methodenwerkzeug und die dahinter liegende Geisteshaltung ist entwickelt worden, um komplexe Probleme zu lösen. David Dame hebt genau diesen Aspekt in seinem Artikel heraus:
https://www.linkedin.com/pulse/agile-software-thing-its-problem-solving-david-dame?published=t
Scrum in allen Lebenslagen
Und weil es gerade so schön passt, noch ein Hinweis auf einen Blogbeitrag vom Forum Agile Verwaltung aus der Feder von Martin Bartonitz, der ein tolles Video enthält. In diesem Video zeigt Bruce Feiler wie Scrum jenseits der Softwareentwicklung wirken kann. Soll heißen Scrum ist für alle Lebenslagen tauglich – wenn es um das Lösen von komplexen Aufgaben geht.
https://agile-verwaltung.org/2017/01/25/wenn-agile-methoden-die-pruefung-in-der-familie-bestehen/
Backlog-Grooming – der richtige Zeitpunkt
Backlog-Grooming oder die Pflege des Backlogs ist eine zentrale Aufgabe des Produkteigentümers (in Scrum). Diese Aufgabe erledigt er natürlich nicht alleine, aber er ist dafür verantwortlich. Idealerweise bindet er das Team ein. Die Frage, die sich stellt, wann ist der richtige Zeitpunkt dafür. Roman Pichler sieht hierfür vier mögliche Optionen:
- während Sprint Review,
- im Rahmen eines separaten Treffens vor der Sprintplannung,
- im Rahmen eines separaten Treffens nach der Sprintplannung,
- oder kontinuierlich im Laufe des Sprints.
Alle vier Optionen haben Vor- und Nachteile sowie Besonderheiten, die er kurz erläutert. Mehr dazu:
http://www.romanpichler.com/blog/when-should-product-backlog-grooming-take-place/
Zombie-Scrum: Symptome und Ursachen
Es steht Scrum drauf, aber ist auch Scrum drin? Puh … ja, das gibt es. Oberflächlich betrachtet scheint alles zu stimmen. Alle Besprechungsformate, alle Regeln sind eingehalten. Aber halt, irgendetwas stimmt da nicht. Wenn es nämlich um Agilität geht, dann reicht es eben nicht aus, einfach nur die Methoden anzuwenden, sondern die Geisteshaltung muss passen. Sie ist es, die die Methode erst lebendig macht. Wenn diese fällt, dann können wir es nach Barry Overeem Zombie Scrum nennen. Das Herz schlägt nicht für Scrum (wird gemacht, weil es die da oben wollen), mit den Anspruchsberechtigen will im Team niemand etwas zu tun haben (warum auch, wir machen ja unseren Job) und noch ein paar Anzeichen mehr verraten Euch, wenn Ihr es mit einem Zombie zu tun habt. Der folgende Artikel gibt Euch aber auch Hinweise zu den Ursachen.
https://blog.scrum.org/zombie-scrum-symptoms-causes-treatment/
Leadership und Management
Mitarbeitende beteiligen – aber wie
Alleine schon die sehr gut umgesetzte Visualisierung von Tanja Föhr ist ein Hingucker. Worum es dabei geht? Um die Beteiligung der Mitarbeitenden. Oder besser um die Frage nach dem Wie.
https://tanjafoehr.com/2017/01/25/wie-beteiligt-man-am-besten-mitarbeitende-digitaletransformation/
Vorsicht Satire: Fake Führung
Mit Humor lässt sich vieles leichter verdeutlichen, als immer auf die Bier ernste Tour. Was Bernd Geropp hier gelungen ist, könnte mensch als satirische Reaktion auf den neuen US-Präsidenten Donald Trump reduzieren, aber das ist sicherlich nur der Aufhänger. Amüsant nimmt Geropp allerdings auch das Thema Führung auf die Hörner oder besser autoritäre Führung, die Mitarbeiter entmündigt und nach wie vor auf der überkommenden Zweiteilung Führender – Geführte beharrt.
https://www.mehr-fuehren.de/fake-fuehrung/
Die unterschätze Macht der Vernetzung
Das große Thema von Marcus Raitner ist eigentlich Führung. Aber in seinem aktuellen Blogbeitrag haut er eher in die sozialmediale Kerbe mit dem Fokus auf Wissensmanagement. Zumindest würde ich es so umschreiben. Zwar spielt auch hier die Führung eine Rolle, nämlich bei der Umsetzung, aber dies erschließt sich erst auf dem zweiten Blick. Und genau darauf zielt er ab. Social Intranet – jedes Unternehmen, dass heute etwas auf sich hält, muss etwas Derartiges haben. In aller Regel jedoch mehr halblebig umgesetzt als wirklich gut gemacht. Mit der Folge, dass das Potenzial dahinter kaum urbar gemacht wird. Und genau hier kommt das Thema Führung ins Spiel. Ihre Aufgabe ist es nämlich die Rahmenbedingungen zu schaffen. Mehr zum Thema:
http://fuehrung-erfahren.de/2017/01/social-intranet-die-unterschaetzte-macht-der-vernetzung/
Toms Gedankenblog 