#LINKSDERWOCHE 34/2023: Produktivität, Lean, Agile, Management und Leadership

PRODUKTIVITÄT

Gewohnheiten | 3 Gewohnheiten als Energieverstärker

Vor ein paar Tagen stieß ich auf einen Blogbeitrag von J. D. Meier, der viel über Produktivität schreibt und auch ein Buch mit dem Titel „Getting Results“ geschrieben hat. In dem verlinkten Blogpost geht es um drei Gewohnheiten, von denen er sagt, dass sie die persönliche Energie steigern. Nichts Neues: Täglich eine Herausforderung annehmen, Dinge schneller erledigen (Achtung, es geht nicht darum, mehr Zeit in die Dinge zu packen – an dieser Stelle bin ich mit seinem Beitrag nicht ganz zufrieden) und das Ergebnis gedanklich vorwegnehmen. Mit dem ersten und zweiten Punkt stimme ich ihm zu, beim zweiten bin ich persönlich etwas zwiespältig. Die Betonung der Geschwindigkeit ist meiner Meinung nach nicht optimal. An dieser Stelle möchte ich daher auch auf einen Podcastbeitrag von Ivan Blatter verweisen, den ich hier ebenfalls verlinke:

https://gettingresults.com/3-habits-compound-personal-energy/

Produktivitätsmythen | Mit Glaubenssätzen aufräumen

In der unten verlinkten Podcastfolge räumt Ivan Blatter mit Produktivitätsmythen auf, was ich sehr spannend und interessant finde. Gleich zu Beginn der Podcast Episode weist er unter anderem darauf hin, dass es nicht unbedingt zielführend ist, Geschwindigkeit mit Produktivität gleich zu setzen. Außerdem geht er auf das Thema Kreativität und Zeitmanagement ein. Ein hörenswerter Podcast, der einige Impulse gibt.

https://ivanblatter.com/podcast/produktivitaets-mythen/

Aufwand für Aufgaben notieren | Wann macht es Sinn und wann nicht, sich den Zeitaufwand für Aufgaben zu notieren?

Ich habe phasenweise versucht, für jede Aufgabe den Zeitaufwand zu notieren. Ich habe es aber meist schnell wieder aufgegeben. Der Mehrwert war mir letztendlich zu gering, um es auf Dauer im Detail zu betreiben. Was ich mache ist, dass ich gleichartige Aufgaben zu Blöcken zusammenfasse und dann grob notiere, wie lange ich für einen Aufgabenblock brauche. Das ist aber in erster Linie für die Zeiterfassung im beruflichen Kontext. Für private Dinge mache ich das nicht regelmäßig. Hier steht der Aufwand in keinem Verhältnis zu detaillierten Erhebungen. Im Rahmen meiner täglichen Reflexion reicht mir meist der grobe Überblick. Es kann aber durchaus sinnvoll sein, sich mit Hilfe eines Zeittagebuchs einen Überblick zu verschaffen, welche Aufgaben man im Laufe eines Tages erledigt, wie lange sie dauern und wie oft sie sich wiederholen. Die Arbeitsplanung lässt sich dann zum Beispiel leichter an den Tagesrhythmus anpassen. Wann das sinnvoll ist und wann nicht, erklärt Ivan Blatter in seinem Podcast:

https://ivanblatter.com/podcast/zeitdauer/

Titel und Dateinamen für Notizen | Trivial und doch elementar

Wenn es um die Verwaltung von Notizen und Dateien geht, gibt es viele Möglichkeiten und Wege. Elektronisch ist die Verwaltung – meiner Meinung nach – sogar einfacher als in der guten alten analogen Welt. Aber es braucht eine gute Struktur in den Titeln und Dateinamen. Das gilt für elektronische Notizen genauso wie für E-Mails. Dann klappt es auch mit der sogenannten „chaotischen Suche“ sehr gut und die komplexen Ordnerstrukturen, die man hin und wieder sieht, werden völlig überflüssig. In diesem Sinne möchte ich den Beitrag von Thomas Mathoi empfehlen, der sich mit dem Thema in Bezug auf Obsidian beschäftigt hat. Die Erkenntnisse lassen sich m.E. auf viele andere Programme und sogar auf die E-Mail-Verwaltung übertragen.

https://www.mathoi.at/2023/09/01/titel-und-dateinamen-fuer-notizen/

Zeitdiebe | Über die Unhöflichkeit der Unverbindlichkeit

In meiner Sommerpause war ich nicht untätig, sondern habe abends, wenn die Familie versorgt war, meine Lieblingsblogs gelesen. Unter anderem auch den neuen Blog von Anna Koschinski. Dabei bin ich auf den folgenden Beitrag gestoßen, der mir sehr aus dem Herzen spricht. Es geht um die gefühlt immer mehr um sich greifende Unverbindlichkeit, über die ich mich auch schon in dem einen oder anderen Gedankenblitz ausgelassen habe. Natürlich ist niemand frei von Fehlern. Und doch scheint es für immer mehr Menschen zur „bewussten Unart“ zu werden, Termine einfach nicht wahrzunehmen. Nicht aus Versehen, sondern bewusst. Das ist mehr als ärgerlich. Und ich hoffe, dass solche Artikel das Bewusstsein dafür schärfen, dass es einfach nur „unhöflich“ ist.

https://anna-livia.de/zeitdiebe/

Fragetechniken | Ein Überblick

„Wer fragt, der führt“, diesen Satz kennen wir alle. Ich glaube auch, dass Fragetechniken zu den Kernkompetenzen gehören, die wir brauchen, um zu besseren Ergebnissen zu kommen. Nicht nur in der Zusammenarbeit. Gefühlsmäßig würde ich von mir sagen, dass ich in diesem Bereich zwar schon eine gewisse Kompetenz entwickelt habe, aber noch lange nicht so gut bin, wie ich es gerne wäre. Vielleicht springen mich deshalb Beiträge wie der von Andrea Windolph immer wieder an.

https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/softskills/kommunikation/fragetechniken/

LEAN

Standards | Wann braucht es mehr, wann weniger Standardisierung

Normen gelten heute in manchen Kreisen als „veraltet“. So könnte man zumindest meinen. Das mag sicher auch daran liegen, dass Standards oft „missbraucht“ werden. Ich halte Standards als reproduzierbare Gelingensbedingungen, die man bei Bedarf und nach sorgfältiger Reflexion weiterentwickeln kann, nach wie vor für sinnvoll und ebenso notwendig wie Offenheit für Experimente. Letztere braucht übrigens auch Standards, um die Experimente sicher überprüfen zu können. Mit anderen Worten: Je nach Kontext ist mal mehr, mal weniger Standardisierung sinnvoll. Aber ohne geht es nicht. Mehr dazu von Christoph Roser:

https://www.allaboutlean.com/when-and-when-not-standards/

Kontinuierliche Verbesserung | 10 Regeln des beständigen Verbessserns

Dass Lean die Basis für Agile ist und beide untrennbar miteinander verbunden sind, spüre ich auch im Beitrag von Tim McMahon. Die 10 Regeln für kontinuierliche Verbesserung, die er dort beschreibt, ähneln doch sehr den 12 Prinzipien des agilen Manifests. Zumindest nach meinem Verständnis. Und wieder schließt sich für mich der Kreis.

http://www.aleanjourney.com/2023/08/the-10-rules-of-continuous-improvement.html

AGILE

Outcome statt Output | Weshalb es besser ist, Ziele als Outcome statt Output zu formulieren

Ein Beitrag von Simon Flossmann beschäftigt sich mit der Frage, warum es besser ist, Ziele als Outcomes zu formulieren und nicht als Outputs. Damit trifft er für mich den Nagel auf den Kopf, denn ich sehe in vielen Kontexten genau hier die beschriebene Herausforderung, dass der Fokus zu sehr auf dem Output liegt und zu wenig auf dem Outcome und letztlich auf dem Mehrwert, den wir ja eigentlich steigern wollen.

https://www.scrum.org/resources/blog/warum-sollten-produkt-ziele-outcomes-beschreiben-und-nicht-geschaftsergebnisse-oder

Definition of Done | Eine gute Idee, wenn man es nicht übertreibt …

Eine Definition of Done ist durchaus eine sinnvolle Idee. Man kann es aber auch übertreiben. Wie bei allem, und dann wird aus einer guten Idee schnell ein Problem. In diesem Sinne verstehe ich auch den Beitrag von Felix Stein, in dem er schön aufzeigt, dass eine DoD zwar auf den ersten Blick eine Einschränkung des puristischen Ansatzes von Scrum zu sein scheint, aber durchaus sinnvoll ist. Sofern man die DoD nicht (unreflektiert) aufbläht:

https://www.lean-agility.de/2023/08/definition-of-done-iii.html

Werkzeugtipp | Alginment-Autonomie-Matrix

In einem agilen Team sind zwei Aspekte wichtig. Einerseits streben wir eine Autonomie (innerhalb eines vorgegebenen Rahmens) an, um adaptiv agieren und somit auf komplexe Herausforderungen reagieren zu können. Gleichzeitig braucht es aber auch eine gemeinsame Ausrichtung im Team, um am Ende gemeinsame Ergebnisse produzieren zu können. Hier das richtige Maß zu finden und die beiden Dimensionen auszubalancieren, ist eine Herausforderung. Die sogenannte Aglinment-Autonomy-Matrix kann hier ein hilfreiches Instrument sein. Lars Richter stellt die Matrix hier vor:

https://cdi.digital/alignment-autonomy-matrix/

Team Topologies | Das Konzept vorgestellt

Die Idee der Team Topologies ist es, dabei zu helfen, die richtige Teamstruktur für die jeweilige Herausforderung zu finden. Der Ansatz arbeitet mit vier „Grundtypen“, die bei der Einordnung helfen sollen. Bekannt wurde der Ansatz durch ein Buch von Skelton und Pais. Lars Richter stellt in seinem Beitrag kurz die wichtigsten Punkte vor.

https://cdi.digital/team-topologies/

SAFe | Geschmäht und doch erfolgreich

Ich bin kein großer Freund von SAFe. Das habe ich schon oft angedeutet. Und doch muss ich anerkennen, dass sich das Framework trotz aller Kritik gut behauptet und hält. Irgendetwas scheint es richtig zu machen und das eine oder andere Bedürfnis zu befriedigen. Stefan Wolpers hat sich dazu einige Gedanken gemacht, die er hier zusammengefasst hat:

https://www.scrum.org/resources/blog/safer-geschmaht-und-doch-erfolgreich

Kanban | Ausgestaltung des Arbeitsflusses durch das System

Zu meinem Bedauern wird Kanban immer wieder auf die Visualisierung auf einer Tafel mit Spalten reduziert. Dabei steckt viel mehr dahinter, wie allein die Betrachtung der Definition des Arbeitsflusses durch das System zeigt, wie im Blogbeitrag von John Colemann.

https://www.scrum.org/resources/blog/definition-workflow-kanban

Verantwortungsübernahme | Weshalb Teams sich damit schwer tun

Ein immer wiederkehrendes Diskussionsthema im agilen Kontext: Es fehlt die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Diese ist aber für selbstverantwortliche Teams unabdingbar. Ich muss Kai Pukall Recht geben, mit Druck lässt sie sich nicht erzeugen. Und oft hat es nur bedingt etwas mit der Einstellung oder dem neudeutschen Mindset zu tun, das angeblich fehlt. Es ist viel komplizierter, wenn nicht komplexer, als manche meinen. Es hat auch viel mit Rahmenbedingungen zu tun, mit der Definition des Handlungsrahmens, mit Entscheidungsstrukturen, aber auch mit so trivialen Dingen wie Fachwissen oder auch quantitativem Arbeitsaufwand. Es reicht eben nicht, Verantwortung zu „delegieren“, damit sie dann auch wahrgenommen wird.

https://www.inspectandadapt.de/warum-dein-team-keine-verantwortung-uebernehmen-will/

MANAGEMENT UND LEADERSHIP

Storytelling und Transformation | Wie man Storytelling nicht nur in der Kommunikation nutzt

Im Podcast von André Claaßen gibt es eine Folge mit Conrad Giller. Conrad ist ein Kommunikationsprofi, den ich sehr schätze. In dieser Folge sprechen die beiden über das Thema Storytelling, das sicherlich für den einen oder anderen interessant sein dürfte. Der Fokus liegt hier auf Transformationsprozessen, daher habe ich mir erlaubt, den Link in der Rubrik Management und Leadership zu verlinken, wenn er auch in anderen Kontexten sehr gut verwendet werden kann.

https://andreclaassen.de/podcast/okr/okr-podcast-episode-48-ein-gespraech-mit-conrad-giller-die-tiefere-bedeutung-des-storytellings/

Veränderungsprozesse | Widerstand als Geschenk

Ich habe einmal in einem Gespräch gesagt, dass es mir unheimlich ist, wenn sich bei Veränderungsprozessen kein Widerstand regt und ich im ersten Moment in erstaunte Gesichter schaue. Widerstand ist wichtig. Er zwingt zum Nachdenken, deckt Schwächen auf, macht Denkfehler und Irrtümer sichtbar und signalisiert die Relevanz dessen, was wir tun. Ja, Sie haben richtig gelesen. Wenn es keine Widerstände gibt, scheint es niemanden zu interessieren, was wir „verändern“, es hat also keine Relevanz. Ganz im Sinne von Maria Kühn verstehe ich Widerstand daher als Geschenk. Er ist konstruktiv und wichtig.

https://www.teamworkblog.de/2023/08/widerstand-ein-geschenk-in-hasslicher.html

Prinzipien | Ergebnisfokussierte Führungsprinzipien

Tim McMahon fasst für Eingeweihte keinen neuen, revolutionären Prinzipien zusammen. Für mich sind sie dennoch treffend und interessant. Ergebnisfokussierte Führung in sieben Prinzipien, die er hier beschreibt, machen für mich im Kern dessen aus, was man gerne als Lean oder Agile Leadeship bezeichnet. Alle sieben Prinzipien sind für mich losgelöst, von Lean und Agile im Kern das was, ich für gute Führungsprinzipien erachte.

http://www.aleanjourney.com/2023/08/seven-leadership-principles-that-will.html