#GEDANKENBLITZ | Denke ich an Digitalisierung in der Nacht, bin ich um den Schlaf gebracht

Ich kann mich des Eindrucks schon lange nicht mehr erwehren, dass auf Teufel komm raus alles digitalisiert werden muss. Mit der KI-Hype scheint sich das Ganze deutlich zu verstärken. Selbstverständlich muss überall die KI mit ins Boot. Auch wenn es offenkundig wenig Sinn macht. Und das bis es schmerzt.

Nein, ich bin weder ein Gegner der Digitalisierung noch des KI-Einsatzes. Wenn er mit Sinn und Verstand erfolgt. Thorsten Dirks, der ehemalige Vorstandsvorsitzende der Telefónica Deutschland AG, hat es auf den Punkt gebracht: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ (Quelle: Süddeutsche Zeitung, abgerufen am 01.09.2026)

Wer also an Digitalisierung oder den Einsatz von KI denkt, der muss erst einmal gründlich Grund machen, damit das Ganze gelingt. Etwas, das ich aber oft genug vermisse.

Was bedeutet in diesem Sinne „Grund machen“? Das Wichtigste zuerst: Kenne den Prozess. Da sieht es in der Praxis oft schon sehr mau aus. Dabei hilft schon eine einfache Prozessmap – ein wirklich einfaches Werkzeug –, für das man nur ein paar Post-its, Stifte und eine Wand braucht, um die wesentlichen Prozessschritte schnell und einfach zu erfassen. Wichtig dabei ist, sich auch alle Beteiligten am Prozess und die Schnittstellen transparent zu machen. Bei der Gelegenheit bietet sich auch an, den Prozess zu „entrümpeln“ und zu vereinfachen. Denn bei vielen Prozessen staune ich immer wieder, dass ein zentraler Grundsatz nicht berücksichtigt wurde. Welchen ich meine? „Die Welt der Dinge hat sich nach den Bedürfnissen der Menschen zu richten und nicht umgekehrt.“ Prozesse sind kein Selbstzweck. Sie sollen den Beteiligten die Arbeit erleichtern, nicht sie unnötig verkomplizieren. Leider passiert oft das Gegenteil.

Idealerweise rolle ich die Betrachtung eines Prozesses von rechts nach links auf – also vom erhofften Ergebnis aus (was wollen wir für wen mit welchem Zweck erreichen?) – und überlege dabei genau, ob das, was wir im jeweiligen Prozessschritt tun, auch tatsächlich wirklich zum Ergebnis beiträgt oder ob wir etwas weglassen können. Auch überlege ich dabei, wie der jeweils nachfolgende Prozessschritt nahtlos und reibungsfrei übernehmen kann, damit das Gesamtergebnis stimmig wird.

Super, wenn man dabei aus seinem Elfenbeinturm klettert und sich an den Ort des Geschehens begibt, um diejenigen einzubinden, die die Arbeit tatsächlich machen. Sie kennen nämlich die Schwachstellen der Prozesse sehr gut – so wird dann oft die Lücke zwischen Anspruch und Realität sichtbar.

Aber Achtung: Wir hatten ja gesagt, den Prozess von rechts nach links aufzurollen – dazu muss man wirklich verstanden haben, für wen man etwas mit welchem Zweck macht und das „Weshalb“ durchdrungen haben. Mein Eindruck: Die Zeit, das zu erkunden, nehmen sich nur sehr wenige Zeitgenossen.

Haben wir endlich einen halbwegs vernünftig beschriebenen Prozess definiert, den wir mit den Beteiligten aufgeräumt haben, dann können wir langsam an die Umsetzung mit Werkzeugen denken. Damit sind dann die Digitalisierung und ggf. der Einsatz von KI gemeint. Aber Achtung: Digitalisierung und KI-Einsatz sind kein Selbstzweck. Man sollte sich vergegenwärtigen, ob der Einsatz digitaler Werkzeuge – ja, die soll es tatsächlich immer noch geben – den Aufwand für die Beteiligten erhöht bzw. verkompliziert.

Mit etwas Glück hat man dann keinen „Scheißprozess“ in einen digitalen Scheißprozess verwandelt und mit KI-Marketing-Blabla verschlimmbessert, sondern einen echten Nutzen für alle Beteiligten geschaffen.