#LINKSDERWOCHE | 21/2021: Produktivität, Lean und Agile

PRODUKTIVITÄT

Spickzettel für den Arbeitsalltag: Hilfreiche Cheat Sheets für alle möglichen Themen

In meinem Arbeitsalltag arbeite ich in der Tat gerne mit „Spickzetteln“ oder auch Neudeutsch Cheat Sheets als Gedächtnisstütze. Auf gut Deutsch, ich lagere Dinge aus dem Kopf aus, um den Kopf für die wichtigen Dinge frei zu haben. Stephan List hat mich über den Toolblog auf eine Quelle hingewiesen, die einen umfangreichen Pool solcher Cheat Sheets beinhaltet. Sie ist zwar sehr techniklastig, aber umfangreich. D. h. da sollte fast jeder von Euch fündig werden.

https://toolblog.de/2021/05/20/die-seite-der-spickzettel-cheatography/

Meetings I: Nicht die Agenda, sondern das „Ergebnisziel“ macht die Musik

Man hört oft: kein Meeting ohne Agenda. Nur eine nichtssagende Agenda ist genauso sinnlos wie gar keine Agenda. Diese Erfahrung mache ich seit Jahren immer wieder. Bewährt hat sich nach meiner Erfahrung eher, eine konkrete Fragestellung in den Raum zu stellen, die im Rahmen eines Meetings beantwortet werden soll und im Idealfall das Ganze mit einem „Ergebnisziel“ zu koppeln, an dem sich ablesen lässt, ob die Besprechung „erfolgreich“ war oder nicht. Das scheint sich mit den Erfahrungen von Tim Themann zu decken, der eine nahezu ähnliche Empfehlung gibt.

https://die-computermaler.de/warum-eine-besprechung-keine-agenda-braucht/

Meetings II: Mit gezielter Unterscheidung zwischen sychroner und asychroner Kommunikation Meetings reduzieren

Viele Besprechungen oder Meetings wären vermeidbar, wenn wir uns vorher überlegen würden, ob es dafür wirklich eine sychrone Kommunikation braucht. Wir haben hervorragende Werkzeuge und Hilfsmittel in Hülle und Fülle zur Verfügung, um auch asychron zu kommunizieren. Aber auch andersherum wird ein Schuh daraus. Daher halte ich es für wichtig, wenn wir – auch im Team – regelmäßig darüber reflektieren, wie wir mit welchen Kommunikationsmitteln arbeiten und wann diese tatsächlich sinnvoll sind und wann nicht. Damit könnten wir uns in der Tat des Leben leichter machen. Als Aufhänger dazu könnte der Podcast von Ivan Blatter dienen, gut gefüllt ist mit Anregungen, wann und wie sich asychrone Kommunikation durch aus lohnen kann.

https://ivanblatter.com/podcast/synchron-asynchron/

Vereinbarung mit sich selbst: Über Termine im Kalender mit sich selbst Vereinbarungen treffen

Eine sinnvolle Möglichkeit, mit sich selbst Vereinbarungen einzugehen, ist das Blockieren von Zeiten im Kalender, um diese Vereinbarung mit Leben zu füllen. Gerade strukturiertere Menschen werden mit dem Ansatz, so mein Beobachtung, gute Ergebnisse erzielen können. Den genannten Ansatz favorisiert unter anderem Thomas Mangold, der in der folgenden Podcastfolge ein paar Tipps gibt, welche Termine man dabei seiner Meinung nach beherzigen sollte. In der Tat nutze blockiere ich z. B. in meinem Kalender Familienzeiten und Mittagspausen sowie Zeiten für Tages- und Wochenreflexion. Aus eigener Erfahrung kann ich den Effekt bestätigen. Durch das bewusste Planen im Kalender und der entsprechenden Vereinbarung mit mir selbst gehe ich deutlich bewusster mit den Themen um.

https://selbstmanagement.podigee.io/437-elal-415-diese-10-termine-mussen-in-jedem-kalender-stehen

Homeoffice: Beobachtungen und Erkenntnisse über Grenzen, Rahmenbedingungen und die Notwendigkeit von Routinen im Homeoffice

Wirklich neu dürften die Erkenntnisse nicht sein, die Bettina Kohlrausch im brand-eins-Podcast vorstellt. Zumindest für diejenigen, die sich bereits sehr lange mit dem Thema Produktivität im Homeoffice beschäftigen. In der Tat spielen Routinen im Homeoffice eine wichtige Rolle. Gerade auch, weil hier die Grenzen zwischen Privat und Arbeit extrem schnell verschwimmen und wir dann sehr schnell in das Hamsterrad der „Selbstausbeutung“ rutschen können. Spannend war es trotzdem für mich, den Kohlrausch nimmt bewusst auch die Arbeitgeber mit in die Pflicht. Eine Pflicht, die gerne mit Verweis auf die „Selbstorganisation“ – nach meinen Beobachtungen – von vielen Führungskräften allzu gern vernachlässigt wird.

https://detektor.fm/wirtschaft/brand-eins-podcast-bettina-kohlrausch-homeoffice

Hybrid Work: Ein Workshopformat zu Definition der Zusammenarbeit in einer hypriden Arbeitswelt

Nach über einem Jahre der – doch sehr digitallastigen – Zusammenarbeit in vielen Branchen und Organisationen wird klar, auch wenn wir irgendwann wieder in die Büros dürfen, die digitale Zusammenarbeit wird bleiben. Ich bin mir sicher: Die Zukunft wird eine Mischung aus analoger und digitaler Zusammenarbeit werden. Hybrid Work nennen es die Ersten in Anlehnung an New Work. Bei New Work geht es auch um die Art der Zusammenarbeit, insofern stört mich der Begriff der Begriff und seine Herleitung nicht und ist mir wesentlich sympathischer wie das lange gehypte „new normal“. Diese Zusammenarbeit muss auch im Team gestaltet und definiert werden. Die Frage, wie wir Zusammenarbeit digital und analog, also hybrid gestalten, steht im Fokus des folgenenden verlinkten Beitrags von Nadja Petranovskaja. Hierfür bietet der Artikel ein Workshopformat mit Canvas als visuelle Unterstützung an. Gerade in der agilen Arbeitsweise dürfte dies die zentrale Herausforderung werden.

https://newwork.wondercards.world/hybrid-work/

Überbeanspruchung und Zusagen: Wie wir verhindern zuviele Verpflichtungen einzugehen

Ich neige dazu, aus euphorischem Überschwang schnell „leichtfertig“ Zusagen zu machen. Das kann sehr schnell in Überforderung enden. Das ist allerdings nur ein Mechanismus von mehreren, der einen in die „Überforderung“ führen kann. Es gibt da noch ein paar mehr. Sie zu kennen, kann einem helfen, durch Reflexion der Überforderung zu entgehen. Dan Rockwell beschreibt 6 solcher Mechanismen und gibt 4 Prüfsteine mit, mit denen es uns gelingen sollte, hier entgegenzuwirken.

https://leadershipfreak.blog/2021/05/21/6-relationships-that-cause-you-to-overcommit/

LEAN

Kaizen-Events: Reflexion und Lösungsfindung für größere Herausforderungen

Kaizen ist eigentlich etwas, was ständig stattfindet. Wozu braucht es dann Kaizen-Events? Meine Erfahrung ist, dass wir im regelmäßigen Rhythmus Zeitfenster der gemeinsamen Reflexion brauchen, um gemeinsam Tiefer in die Materie eindringen zu können. Das entbindet uns nicht von der Pflicht, im Arbeitsalltag ständig selbst zu reflektieren, wie wir Dinge im Sinne von Kaizen weiterentwickeln und verbessern können. Kaizen-Meetings machen – wie auch die agile Retrospektive – Sinn, um in der Gruppe zu reflektieren. Mit der Fehlerquellenbeseitigung aber zu warten, bis man die Köpfe zusammengesteckt hat, macht beim besten Willen wenig Sinn und passt auch nicht in die Idee von Kaizen. Die Kombination macht es aus. Kaizen-Events haben als Reflexions- und Vertiefungsraum ihrer Daseinsberechtigung- für die Analyse größere Herausforderungen. Mehr dazu von Jon Miller:

https://blog.gembaacademy.com/2021/05/17/how-to-solve-hard-problems-with-kaizen-events/

Hoshin Hanri: Strategisches „Lernen“

Hoshin Hanri ist ein iterativer Ansatz des strategischen Lernens, der mich an vielen Stellen an die agilen Objektives und Key Results erinnert. Ich vermute sogar, dass Hoshin Hanri sogar Pate für OKR gestanden hat. Hoshin Hanri zielt darauf ab, strategische Ziele in operative Umsetzung zu bringen. Dabei spielt auch hier die regelmäßige Reflexion eine zentrale Rolle, bei der das Lernen der Organisation hin zu einer Verbesserung der Umsetzung im Fokus steht. Der Artikel von Tom Ehrenfeld gibt einen groben Überblick, geht leider nicht weit genug in die Tiefe, um eine Abgrenzung zwischen Hosin Kanri und OKR herzustellen. Nach meiner Einschätzung dürfte der Unterschied – vereinfacht ausgedrückt – in der Prozess- und Rollenbeschreibung von OKR liegen, die sich bei Hosin Kanri nicht wiederfindet.

https://www.lean.org/LeanPost/Posting.cfm?LeanPostId=1429

Qualitätsmanagement: Warum Qualitätsmanagement nicht per se lean ist

Leider bin ich kein Experte für Qualitätssicherung in Produktionsunternehmen. Daher kann ich die Aussagen von Götz Müller nur bedingt überprüfen. Was mir aber auffällt, er scheint eine ähnliche Diskussion anzusprechen, wir sie aus dem agilen Kontext kennen. Das Spannungsfeld zwischen Dokumentation und Leichtgewichtigkeit des Prozesses. Während im agilen Kontext gerne das Manifest „falsch“ verstanden wird und missbraucht wird, um die Dokumentation zu vernachlässigen, weist er beim Thema Qualitätssicherung auf das Problem hin, dass diese – wie jeder bürokratische Prozess – Gefahr läuft, zum Selbstzweck zu werden und animiert dazu, im Sinne von Lean die Prozesse der Qualitätsdokumentation auf ihre Notwendigkeit zu prüfen.

https://www.geemco.de/artikel/wo-qualitaetsmanagementsysteme-nicht-lean-sind/

Pull-Systeme: Überblick über verschiedene Möglichkeiten

So selbstverständlich wie über Pull-Systeme gesprochen wird, macht es durch aus Sinn zu reflektieren, was es an Möglichkeiten gibt, um Pull-Systeme zu implementieren. Da der Begriff ursprünglich im Produktionskontext entstanden ist, finde ich es – auch als Agilist, der eben nicht im Produktionsumfeld tätig ist – spannend einen Blick auf die verschiedenen Arten ein Pull-System in der Produktion zu etablieren, zu werfen. Hierbei hat mir der folgenden Artikel von Christoph Roser Orientierung gegeben.

https://www.allaboutlean.com/different-pull-systems/

AGILE

Teamenergie: Ein einfaches Mapping als Hilfsmittel

Ich bin ein großer Freund von Visualisierung und nutze unter anderem gerne auch Stakeholder-Maps, um ein klareres Bild über Einflussfaktoren, Störgrößen, Treiber zu bekommen. Dieses Prinzip der Visualisierung nutzt Wolf Steinbrecher, in dem er es auf das Team selbst überträgt und mit Unterstützung eines einfachen Tableaus die Einflussgrößen im Team sichtbar macht. Es braucht nicht viel dazu und künstlerisches Talent ist auch nicht nötig.

https://www.teamworkblog.de/2021/05/projektteams-ein-einfaches-tableau-um.html

Projektleiter im agilen Projekt: Braucht es noch Projektleiter in agilen Unternehmen?

Zum Einstieg eine Beobachtung von mir: Ich habe Projektleiter erlebt, die hochgradig agil waren, es aber nicht mal wussten und ich haben Scrum Master/Product Owner erlebt, die derart wasserfallartig gearbeitet haben, dass es mir extrem Schmerzen bereitet hat. Mit anderen Worten, es macht für mich wenig Sinn „Agilität“ daran festzumachen, welchen „Titel“ jemand trägt und ob sich eine Organisation ein bestimmtes Framework verschrieben hat oder nicht. Von daher kann ich vieles von Marc Löffler nachvollziehen, was er in seiner Podcastfolge thematisiert. Als großer Fan von Kanban (und seinen Change-Prinzipien) kann ich nachvollziehen, wenn eine Organisation – auch wenn sie sich auf den Weg in die Agilität begibt – Jobtitel beibehält und den „Projektleiter“ nicht ohne Weiteres abschafft. Der Titel sagt nichts darüber aus, wie agil eine Organisation ist. Darüber könnte ich mich jetzt ausführlich weiter äußern, macht aber keinen Sinn, wenn ich damit vorgreife. Daher möchte ich Euch an dieser Stelle auf den Podcast verweisen:

http://passionateteams.com/e/was-macht-ein-projektleiter-in-einer-agilen-organisation/

Agilität und Nachhaltigkeit: Definition von Agilität um einen Nachhaltigkeitsbezug erweitern?

Interessanter Gedanke, den Johannes Geske aufwirft. Müssen wir Agilität weiterdenken und in Richtung Nachhaltigkeit weiterdenken? Ich bin etwas ambivalent. Den für mich enthält Agilität per se in ihrem Anspruch bereits eine „Nachhaltigkeitsdimension“, die zwar nicht explizit Gegenstand der Definition ist, sondern impliziert enthalten ist. Auf der anderen Seite bin ich auch der Meinung, dass wir das Implizite explizit machen sollten, um eben bewusst darüber zu reflektieren. Eure Meinung dazu? Müssen wir die Definition der Agilität um einen bewussten Bezug zur Nachhaltigkeit erweitern?

https://www.scrum.org/resources/blog/agility-sustainable-world-why-we-need-redefine-meaning-agility

Community of Practice: Was braucht man, um sie an den Start zu bringen?

Communities of Practice sind eine feine Sache, um den praxisnahen Austausch zu befördern. Aber sie sind gar nicht so einfach an den Start zu bringen. Davon kann jeder ein Lied singen, der es mal versucht hat. Gerade am Anfang sollte man ein paar Dinge beachten, damit eine Community überhaupt erst Fahrt aufnehmen kann. Hier versucht der Beitrag von Anton Yarkov Hilfestellung zu geben.

https://dzone.com/articles/pragmatic-guide-to-starting-communities-of-practice-in-organization

Scrum Master: Welche persönlichen Charakterzüge sollte ein(e) Scrum Master:in haben?

Passenderweise hatte ich heute auf Spielplatz ein Gespräch mit einem Softwarentwickler, der mir erzählte, dass er zwar eine Zertifizierung als Scrum Master habe, aber gemerkt habe, dass ihm die Rolle nicht wirklich liegt und er lieber als Entwickler arbeite. Das passt zu Fragestellung, die Mike Cohen zu beantworten sucht. Nämlich welche Sorte Mensch für die Rolle des/der Scrum Master:in geeignet ist. Die 7 Fragen, die er vorschlägt, zielen insbesondere auf die Motivation ab, sind allerdings für ein Dafürhalten nicht abschließend. Um aber selbstreflektiert den Einstieg zu wagen, ob man selbst für den „Job“ geeignet ist, finde ich sie sehr gut geeignet.

https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/7-questions-to-determine-if-being-a-scrum-master-is-right-for-you

Product Owner: Was die Scrum-Werte für die Arbeit des POs sagen

Gute Produt Owner:innen tuen gut daran, sich die Scrum-Werte zu Herzen zu nehmen. Agiliät definiert sich insbesondere über gute, vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Beteiligten in einem Projekt. Die Rolle des Product Owners hat ihren Fokus in der Zusammenarbeit mit den Anspruchspersonen des Projekts. Hier kommt der/dem Product Owner:in eine besondere Bedeutung zu. Die jeweilige Person in dieser Rolle ist prägt die Zusammenarbeit und die Scrum-Werte geben die entsprechenden Leitplanken vor. Auf diesen Zusammenhang zielt der Artikel von Chris Conlin ab:

https://www.scrum.org/resources/blog/thanks-feedback-how-scrum-values-can-help-product-owners-get-maximum-value

Sinn der Agilität: Warum wir das Weshalb nicht vernachlässigen sollten

Wer mich gut kennt, weiß, dass ich beim Thema „Weshalb“ wir etwas tun, sehr penetrant sein kann und nie müde werde, diese Frage als „Fokusfrage“ immer wieder in den Raum zu stellen. Meine Erfahrung ist, dass im Weshalb unheimlich viel Energie steckt, die uns hilft, ein Projekt auf Kurs zu halten. Das gilt auch für die Frage, weshalb wir uns Agilität verschrieben haben. Agilität ist kein Selbstzweck. Natürlich ist der Sinn alleine nicht immer zielführend, aber er spielt eine wichtige Rolle. Daher kann ich David Spinks gute folgen.

https://www.scrum.org/resources/blog/purpose-being-agile

Vom Feature zur User Story: Mit Feature Breakdown im Refinement vom Feature zur Umsetzung

Wie kommt man vom Feature zur User Story und das Ganze auch noch möglichst effektiv und effizient? Dass dies nicht immer so einfach ist, musste Adrian Salamon schmerzhaft immer wieder erleben. Nach diversen unbefriedigenden Ansätzen, die alle Beteiligten nicht wirklich zufriedengestellt haben, entwickelte er mit Kollegen die Methoden „Feature Breakdown“, die er in der Podcastfolge der Produktwerker vorstellt.

https://produktwerker.de/feature-breakdown/

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