PRODUKTIVITÄT
Zettelkasten | Kreative Ordnung im digitalen Zettelkasten
Der berühmte Luhmannsche Zettelkasten ist schon lange ein ständiger Begleiter bei meiner Beschäftigung mit dem Thema Produktivität. Lange habe ich den Fehler gemacht, ihn als eine Art „Wissensdatenbank” zu sehen, und erst vergleichsweise spät verstanden, dass er viel mehr ist. Das System von Luhmann zu verstehen, ist gar nicht so einfach. Oder vielleicht doch? Zumindest finde ich, dass Thomas Mathoi die Grundidee sehr gut zusammenfasst und verständlich macht. Den Zettelkasten auch als „kreative Ordnung” statt als „Datenbank” zu verstehen, kann tatsächlich dazu führen, dass man immer wieder neue Zusammenhänge entdeckt. Das kommt mir immer wieder zugute, denn ich wühle gerne darin herum, wenn ich die Zeit und Muße habe. Mein Zettelkasten ist allerdings bei weitem noch nicht so gut optimiert wie der von Thomas Mathoi (mir fehlt die Geduld dazu).
https://www.mathoi.at/2026/01/09/kreative-ordnung-im-digitalen-zettelkasten/
Innehalten und Wertschätzen | Das „Besondere“ im Alltag wertschätzen
Anna Koschinski hat mir diese Woche mit ihrem Blogartikel über das gute alte „Telefon“ einen nostalgisch-philosophischen Impuls verpasst. Ich habe darüber nachgedacht, wie die beständige Verfügbarkeit und Erreichbarkeit das besondere Gefühl erodiert hat, dass gute Gespräche etwas Wertvolles sind. Alles muss schnell gehen, wir halten viel zu selten inne, ehe wir „loslegen”. Mehr Besonnenheit würde uns guttun. Da bin ich mir sicher. Vielleicht ist das auch die Erklärung für den Hype um Achtsamkeit.
https://anna-livia.de/telefon/
Inbox-Zero | Aufgabenorganisation mit Trello und E-Mail
Ich bin ein Fan von Kanban und meine Reise in diese Welt begann tatsächlich mit Personal Kanban. GTD hatte ich zu diesem Zeitpunkt bereits durch, aber die kontextualisierten Listen waren irgendwie gar nicht mein Ding und haben nicht optimal funktioniert. Ich habe den Überblick verloren. Das visuelle Element eines Kanban-Boards war für mich hingegen sehr hilfreich. Das ist auch ein Grund, weshalb ich Obeya schon vor längerer Zeit für mich entdeckt habe. Mit Trello lässt sich Personal Kanban recht gut umsetzen. Allerdings habe ich die E-Mail-Funktion, die Claudia Kauscheder beschreibt, nicht oft genutzt, da diese Option nicht in allen Projekten, in denen ich unterwegs bin, „erlaubt” ist. Wer die Möglichkeit hat, sollte sie sich ruhig ansehen. Es könnte die eine oder andere Arbeitserleichterung mit sich bringen. Aber Achtung: Trello gehört zu Atlassian. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Übersee (nein, nicht im Königreich Trump). Das ist natürlich für besonders datenschutzsensible Zeitgenossen ein Thema (jetzt wird auch klar, weshalb ich es in manchen Projekten nicht nutzen kann). Und noch etwas: Ein Board allein ist noch kein Kanban-System (dazu gehören Feedbackschleifen, die Begrenzung paralleler Arbeiten und noch ein paar Dinge). Dazu gibt es aber auch im Netz einiges zu finden.
https://abenteuerhomeoffice.at/zero-inbox-trello/
Gewicht los werden | Ballast, der uns bremst, abwerfen
Gewichtsverlust? Keine Angst, das ist nicht das Thema. Es gibt keine „Abnehmtipps” für überflüssige Pfunde von mir. Im Beitrag von Dan Rockwell geht es um einen anderen Ballast, den es gilt loszuwerden. Ballast, der uns belastet, zum Beispiel destruktive „Meetingmüdigkeit”, Glaubenssätze, das Unvermögen, loszulassen, und Ähnliches. Über diesen Ballast können wir vermutlich alle ein Lied singen. Unter uns gesagt – aber nicht weitersagen – diesen Ballast loszuwerden, fällt mir deutlich leichter, als die überflüssigen Pfunde wieder loszuwerden 😉 Dazu noch ein Tipp: Klein anfangen und immer nur ein Thema bearbeiten. Dann geht es deutlich einfacher.
https://leadershipfreak.blog/2026/01/05/weight-loss-for-leaders/
Menschenzentrierte Terminplanung | Den Mensch bei der Terminplanung in den Fokus stellen
Meine Lieblingsfrage lautet: „Weshalb machen wir etwas für wen mit welchem Ziel?” Als ich den zweiten Beitrag von Dan Rockwell in den „Links der Woche” entdeckt habe, hat mich das daran erinnert. Ich habe verwundert festgestellt, dass ich meinen Terminkalender eben nicht nach meiner Lieblingsfrage ausrichte. Dabei ist es ganz simpel. Den Ansatz, einen menschenzentrierten Kalender zu führen, werde ich daher frech von Dan Rockwell übernehmen und mal sehen, wie gut es funktioniert. Menschen auch in der Terminplanung in den Fokus zu stellen, hat Charme. Insbesondere, wenn es uns gelingt, Termineinladungen entsprechend zu gestalten. In diesem Fall wird gleich doppelt ein Schuh daraus, so meine Hypothese, weil dann die Qualität der Besprechungen deutlich zunehmen sollte und Besprechungen, die besser per E-Mail hätten erledigt werden können, weniger werden.
https://leadershipfreak.blog/2026/01/06/build-a-people-centric-calendar/
E-Mails reduzieren | Strategien, Taktiken und Maßnahmen für ein schlankeres E-Mail-Postfach
Ich nutze im beruflichen Kontext konsequent die Teamdailys für viele Dinge, die andere in E-Mails packen würden. Das hat sehr dazu beigetragen, mein Postfach zu entschlacken. Dazu kommt, dass ich für asynchrone Kommunikation auch viel auf die im jeweiligen Projekt eingesetzten Messenger setze. Auch dies hat dazu geführt, dass mein Postfach deutlich leerer geworden ist. Wenn möglich, ziehe ich RSS-Feeds Newslettern vor, da dies mein Postfach entlastet und mein Informationsmanagement deutlich erleichtert. Zudem finde ich viele meiner bewährten „E-Mail-Strategien” im Blogartikel von André Bosse wieder und kann daher bestätigen, dass es funktioniert. Allerdings musste ich mich auch erst – vor langer Zeit – von der Vorstellung verabschieden, dass viele berufliche E-Mails ein Zeichen von „Wichtigkeit” sind. Das sind sie nicht. Sie sind einfach nur Ballast, der den Blick auf das Wesentliche viel zu oft versperrt.
https://www.manage-dich-selbst.de/e-mails-reduzieren/
Zukunftsmut | Die Arbeitswelt besser gestalten
Die Nachrichtenlage zu Beginn des Jahres – ich hatte es in den Gedankenblitzen bereits angedeutet – ist alles andere als prickelnd. Das wandelnde Tupet über dem großen Teich und andere seltsame Lebewesen im großen Tiergarten des Herren sorgen nicht gerade für gute Stimmung. Doch wir sollten uns nicht entmutigen lassen. Die Zukunft ist noch nicht geschrieben. Sie wird erst jetzt gemacht. Und es liegt auch an uns, wie wir sie gestalten. In diesem Zusammenhang möchte ich auf den Blogartikel von Rita Redmann hinweisen, in dem sie über Links zu Initiativen, Beiträgen und Artikeln für mehr Zukunftsmut in Sachen Arbeitswelt auffordert. Und genau das brauchen wir. Mehr Mut und Gestaltungswillen für die Zukunft! Wir haben es in der Hand.
LEAN
Tierische Methapher im Lean-Kontext | Weshalb ein Gephard nicht lean ist …
In seinem Blogartikel greift Götz Müller die üblichen Tier-Methaphern auf, die gerne verwendet werden, um zu verdeutlichen, worum es bei Lean geht. Wie er so schön sagt: „Lean ist kein Zoo.” Es geht nicht darum, Tiere zu dressieren oder Gehege schöner zu gestalten. Es geht darum, das System so zu gestalten, dass die Beteiligten nicht gegen ihre eigene Natur arbeiten müssen. Weniger Zwang, mehr Fluss. Weniger Tempo, mehr Wirkung. Weniger Aktion, mehr Lernen.“ Genau darum geht es. Bedauerlicherweise wird Lean immer noch häufig mit rücksichtslosem „Kosten runter, Gewinn rauf” gleichgesetzt. Und das ist es eben nicht, denn es ist auf langfristige und nachhaltige „Optimierung” ausgelegt. Diese ist nicht immer spektakulär, sondern manchmal so gemächlich wie eine Schildkröte, dafür aber beharrlich und zielstrebig.
https://www.geemco.de/artikel/lean-ist-kein-zoo-aber-manche-organisationen-verhalten-sich-so/
AGILE
Alleinstellungsmerkmal | Best Practice erzeugt kein Alleinstellungsmerkmal
Das Thema „Best Practice und Alleinstellungsmerkmal” könnte wieder in mehrere Rubriken passen. Da Agilität aber auch viel mit Produktentwicklung zu tun hat, erscheint es mir angemessener, den Beitrag hier zu verlinken. Ich hoffe, Lars Richter ist damit einverstanden. So sehr ich die Orientierung an Best Practices verstehen kann, wird daraus selten ein Alleinstellungsmerkmal, sondern sehr schnell nur „Abkupfern”. Damit gelingt keine Abgrenzung von den Mitbewerbern und man wird sehr schnell „austauschbar”. Es ist schwierig, sich oder besser das „Angebot, das man macht” aus der Masse abzuheben. Die Herausforderung besteht also darin, das zu finden, wodurch man etwas Besonderes erschafft, das einen Mehrwert erzeugt. Wichtig ist auch, wenn wir vom Alleinstellungsmerkmal sprechen, denn man kann ein Alleinstellungsmerkmal haben, das keinen Nutzen stiftet. In diesem Fall braucht es auch keiner. Die Frage ist daher: Mit was können wir unseren „Kunden” einen Mehrwert liefern, den andere nicht haben und für den der Kunde auch bereit ist zu zahlen? (Wink mit dem Zaunpfahl: echte Qualität zum Beispiel.)
https://scamper.blog/copy-paste/
Laterale Führung | Was Agilisten von Freiwillgen lernen können …
Gerne wiederhole ich: Wer lernen will, wie laterale Führung funktioniert, und wer verstehen will, wie man Menschen mit intrinsischer Motivation „führt”, sollte sich mit Freiwilligenorganisationen auseinandersetzen und dort als Teamfacilitator hospitieren. Es ist zwar schon ein paar Jahre her, aber ich habe damals als Hauptamtlicher mit hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeitern gearbeitet. Und ich muss klar und deutlich sagen: Die ehrenamtlichen Mitarbeiter waren führungstechnisch deutlich anspruchsvoller und herausfordernder – auch wenn sie bei der Stellenbewertung keine Rolle gespielt haben. In dieser Zeit habe ich viel über gute Mitarbeiterführung gelernt und vieles deutlich besser verstanden. Wer neugierig geworden ist, sollte sich den Blogartikel von Ursula Brummack zu Gemüte führen. Er gibt viele Aspekte wieder, die ich aus dem eigenen Erleben – auch aus jener Zeit – mitgenommen habe. Nur so viel sei verraten: Ich profitiere heute noch von den Erkenntnissen von damals – auch im professionellen Kontext, in dem ich heute als Agile Coach, Teamfacilitator u. ä. tätig bin.
https://brummack.blog/freiwillige-vor/
Keine Abkürzung | Auch mit Scrum bleibt Komplexität bestehen
Das „agile Heilsversprechen“ begleitet mich, seit ich mich mit Agilität beschäftige. Schon damals habe ich immer wieder betont, dass echte Agilität bedeutet, zu wissen, wann agile Ansätze sinnvoll sind und wann nicht. Und das sind sie nicht immer. Genauso war mir klar, dass Komplexität nicht einfach verschwindet, nur weil ich eine agile Arbeitsweise anwende. Sie passt einfach besser zur Komplexität. Sie löst sie aber nicht. Scrum ist auch nicht der einzige agile Weg, wie Mark Rehberg behauptet, und auch nicht immer der richtige. Scrum ist ein Entwicklungsrahmenwerk. Dafür wurde Scrum entwickelt. Und dort wirkt Scrum auch. Scrum ist aber keine Abkürzung, sondern hilft und unterstützt dabei, Dinge sichtbar zu machen, Erkenntnisse zu gewinnen und zu lernen. Es unterstützt das organisationelle Lernen im Kontext der Entwicklung komplexer Lösungen. Dafür wurde es gemacht. Darin liegt seine Stärke. Alles andere weckt Erwartungen, die Scrum nicht erfüllen kann. Ganz einfach.
https://www.scrum.org/resources/blog/scrum-ist-keine-abkurzung-komplexitat-verschwindet-nicht
Scrum verbrannt | Daran könnte es liegen …
In eine ähnliche Kerbe wie Rehberg schlägt das agile Urgestein Mike Cohn mit seiner Frage, ob wirklich Scrum gelebt wird oder etwas, das nur den Namen Scrum trägt, aber in weiten Teilen vom Scrum-Rahmenwerk abweicht. Hintergrund ist, dass Scrum in vielen Organisationen regelrecht verbrannt wurde – auch, weil bei der Implementierung aus „pragmatischen” Gründen das Framework nochmals „reduziert” wurde oder wichtige Elemente von Scrum gar nicht erst umgesetzt wurden. Dabei muss ich allerdings auch sagen, dass andere Faktoren hier ebenfalls eine Rolle spielen können. Beispielsweise, wenn das Umfeld nicht mitzieht und zum ständigen Störfaktor eines Scrum-Teams wird, oder wenn Scrum für Kontexte verwendet wird, für die es nicht gemacht wurde. Es macht beispielsweise keinen Sinn, repetitive, standardisierte Funktionen oder prozessorientierte Kontexte in Scrum abbilden zu wollen, da Scrum ein Entwicklungsrahmenwerk ist und nicht für solche Aufgaben geschaffen wurde. In diesen Fällen kann Kanban der deutlich bessere Ansatz sein, weil es mehr Freiraum lässt und die Möglichkeit bietet, Workflows abzubilden.
https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/are-you-really-doing-scrum-a-practical-scrum-litmus-test
Fehlannahmen | 10 Fehlannahmen, die mehr ausbremsen statt zu beschleunigen
Die Liste von Ryan Brook mit 10 Punkten, von denen einige nicht nur für Produktentwicklung gelten dürften, die ein Team ausbremsen, enthält so einige Fehlannahmen. Ich wehre mich zum Beispiel immer wieder gegen die Vorstellung, ein Team könnte mehr leisten, wenn man noch mehr Mitarbeiter hineinsteckt, obwohl das Team bereits die kritische Größe von 7 Teammitglieder überrschritten hat oder gar der Gedanke, ein Person könnte in mehreren Teams produktiv arbeiten (begegnet mir leider viel zu oft und nein, es geht nicht – dazu hatte ich auch schon oft genug hier in den Links der Woche auf Why Limit WiP von Jim Benson verwiesen).
https://www.scrum.org/resources/blog/10-things-holding-your-product-team-back
Technisch Schulden | Wenn die Übergangslösung zum Dauerzustand wird
Im Kontext von Kaizen habe ich gelernt, dass Probleme am besten direkt gelöst werden sollten, sobald sie entdeckt werden, und dass man sich nicht mit schnellen (vermeintlichen) Lösungen zufriedengeben sollte, denn beides hat deutlich mehr Folgen, als uns oft lieb ist. Und doch ist die schnelle – als Interimslösung gedachte – Umsetzung in so vielen Projekten ein Dauerzustand, der nie wirklich gelöst wird. Einfach weil gilt: Aus den Augen, aus dem Sinn. So türmen sich die „technischen” und „organisatorischen” Schulden immer weiter auf. Genau deshalb gilt im Sinne von Kaizen: Entdeckst du ein Problem, dann löse es sofort und nimm dir dafür die Zeit, die du brauchst, um es richtig und gründlich zu machen. Mary Iqbal verdeutlicht dies in ihrem folgenden Blogpost noch stärker. Und nein, in diesem Fall ist „Pragmatismus” leider oft eben nicht angebracht.
https://www.rebelscrum.site/post/band-aids-live-forever
Agil Rahmenwerke | Continuos Coordination vorgestellt
Es gibt eine Vielzahl agiler Rahmenwerke, darunter auch einige weniger bekannte wie „Continuous Coordination”. Ich hatte es bisher auch nicht auf dem Radar und bin erst durch Felix C. Stein und seine Blogartikel darauf aufmerksam geworden. Vieles klingt sympathisch und interessant. Ich denke allerdings auch, dass – wie bei allen Rahmenwerken – gut überlegt sein will, ob es zum Kontext, zur Zielsetzung und zum Umfeld passt. Wie Felix klar hervorhebt, müssen dazu auch die technischen Voraussetzungen vorhanden sein, was mit Sicherheit eine Herausforderung ist. Zumindest nach meiner Erfahrung in vielen Organisationen. Dennoch ergeben sich der eine oder andere Impuls und ich werde es mir auf jeden Fall genauer ansehen.
https://www.lean-agility.de/2026/01/continuos-coordination.html
Tiefe Veränderungen | Nachhaltige Veränderungen brauchen Zeit
Ich habe irgendwann einmal gelesen, dass Taiichi Ohno mehr als zehn Jahre gebraucht hat, um Kanban flächendeckend bei Toyota zu implementieren und zur Reife zu bringen, wie wir es heute kennen. 10 Jahre – da zuckt so mancher zusammen. Es muss ja heute immer sehr schnell gehen. Kaum hat man eine „Transformation” begonnen, muss sie auch gleich Früchte tragen, obwohl der Veränderungsprozess eigentlich noch nicht richtig gestartet ist und noch nichts in der Organisation verankert ist. Daher gefällt mir der Blogartikel von Rudolf „Ruedi” Gysi zum Thema „Deep Change” sehr gut. Es geht um tiefgreifenden Wandel, der erst einmal mit viel „Wurzelarbeit” beginnt. Und diese ist oft erst einmal unsichtbar. Die Wurzeln brauchen Zeit, und erst wenn sie tief im Boden verankert sind, können sie austreiben, sodass die Pflanze sichtbar wird. Natürlich werden wir nirgendwo 10 Jahre bekommen. Wenn ich allerdings möchte, dass die „Pflanze” gut gedeiht, muss ich den Boden bereiten und Geduld haben.
https://agilereflection.org/deep-change-warum-die-wichtigste-transformation-unsichtbar-beginnt/
Toms Gedankenblog 