Immer wieder sitze ich in Besprechungen, die vor allem eines sind: langatmig, unstrukturiert und deutlich zu lang. Deshalb habe ich mich entschlossen, mich bei meinem Kollegen unbeliebt zu machen und ihnen einen Vorschlag zu unterbreiten, daran etwas zu ändern:
1. Max. Besprechungsdauer beträgt eine Stunde
2. Wer eine Besprechung anberaumt hat folgende Fragen schriftlich im Vorfeld (max. 0,5 A4-Seite) zu beantworten und im Vorfeld mit einer Tagesordnung an alle Teilnehmer per E-Mail zu verschicken:
- Worum geht es? Warum beschäftigten wir uns damit?
- Was sind die Ursachen des Problems?
- Welche Lösungen gibt es?
- Was wird zur Lösung benötigt?
3. Für regelmäßige Besprechungen z. B. Jour Fixe gilt folgender Ablauf:
TOP 1: Berichte
Beantwortung der drei Leitfragen:
- Was stand seit letzten Treffen an?
- Was ist noch offen?
- Welche Probleme/Herausforderungen gibt es/gab es?
TOP 2: Angemeldete Themen
Für Themen, die mehr als 15 Minuten Besprechungszeit in Anspruch nehmen, wird ein eigener Besprechungstermin anberaumt.
TOP 3: Offene Punkte des letzten Treffens
TOP 4: Feedback (War die Besprechung, der Ablauf angemessen?)
4. Protokolle basieren auf folgender Struktur: Ergebnis/Was – Wer – Bis – Status
Über einen regen Erfahrungsaustausch würde ich mich freuen. Anregungen sind herzlich willkommen.
Toms Gedankenblog 
Ich würde das sogar auf 45min reduzieren. Wenn viele Meetings nacheinander sind, bleibt damit auch mal Zeit für Vor- und Nachbereitung. Versuchen, soviel wie möglich in kleine 1-1 Gespräche zu verlagern, und nicht in großer Runde totzudiskutieren.
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