Ganz im Sinne von „Lebe vor, was du von anderen erwartest” habe ich für mich selbst Prinzipien für den Umgang mit Besprechungsterminen definiert. Liebe Leserinnen und Leser, ihr seid herzlich eingeladen, Anregungen mitzugeben, den Ball aufzunehmen und meine Prinzipien fortzuschreiben, zu ergänzen und zu erweitern. Anregungen sind herzlich willkommen.
(1) Keine Termineinladung ohne Agenda. Jede Termineinladung enthält Zweck und Ziel des Termins. Idealerweise sind dies Fragen, die im Termin beantwortet werden sollen.
Nur wenn ich weiß, worum es geht und was der Zweck eines Termins ist, kann ich entscheiden, ob eine Teilnahme sinnvoll ist. Also braucht es einen Kontext. Außerdem zwingt es mich, darüber nachzudenken, ob es wirklich einen Termin braucht.
(2) Wenn ich keinen Wertbeitrag leisten kann und das Thema für mich nachrangig ist, sage ich den Termin ab. Zeit ist kostbar. Auch die der Anderen.
Zeit ist ein kostbares Gut. Meine und die der anderen. Sich in einen Termin zu setzen, in dem ich nichts beitragen kann und der mir keinen Nutzen stiftet, ist Zeit, die wir anders nutzen können. Ein Termin macht nur dann für alle Beteiligten Sinn, wenn die Leute teilnehmen, die einen Beitrag leisten bzw. einen Mehrwert erzeugen können.
(3) Eine Terminablehnung erfolgt mit Begründung. Nur so kann der Einladende sein Vorgehen reflektieren und es bei Bedarf verbessern.
Das „Warum” hilft meinem Gegenüber einzuschätzen, woran es liegt und was ggf. verbessert werden kann (liegt es am Zeitfenster oder habe ich nicht die richtigen Leute eingeladen?). Außerdem ist es ein Ausdruck von Höflichkeit und gegenseitigem Respekt. Ein kleiner Zusatztipp: Der Kontext ist fast immer hilfreich und erleichtert die Kommunikation ungemein. Viele Nachfragen wären vermeidbar, wenn wir ein bisschen Zeit in den Kontext investieren würden. Nicht nur bei Terminen. Was für den einen offenkundig ist, weil er oder sie sich mit der Materie auskennt, ist für andere oft unklar.
(4) Termine werden nicht ohne vorherige Abstimmung mit den Organisatoren weitergeleitet. Wer einlädt, hat einen Grund, weshalb der Kreis der Eingeladenen so aussieht, wie er aussieht.
Das kennt der eine oder andere. Etwas ist noch nicht spruchreif. Man entscheidet sich bewusst, in einer kleinen Runde darüber nachzudenken, und steckt den Personenkreis bewusst ab. Entsprechend richtet man die Einladung und die Planung des Meetings aus. Doch der Termin wird fröhlich weitergeleitet und aus fünf ausgewählten Teilnehmern werden plötzlich 12–15 Personen. Genau deshalb: Terminweiterleitung nur mit Zustimmung der Organisatoren. Sie müssen es am Ende ausbaden und haben sich auch etwas dabei gedacht.
(5) Eine Zusage ist eine Verpflichtung und ein Versprechen. Das Einhalten von Versprechen erzeugt Vertrauen und Verlässlichkeit.
Termine sollten zeitnah abgesagt oder bestätigt werden, damit der Einladende und die anderen Teilnehmer Planungssicherheit haben. Es ist nicht nur ärgerlich, sondern auch respektlos gegenüber der Zeit anderer Menschen, wenn man zu Meetings erscheint, die nicht entscheidungsfähig sind, weil Personen ohne Abmeldung nicht erschienen sind. Eine zeitnahe Zu- oder Absage erzeugt Planungssicherheit. Wenn sich etwas verschiebt, dann melde dich zeitnah. Auch wenn der Eindruck entsteht, dass „Ghosting” in all seinen Facetten als „vernachlässigbares Kavaliersdelikt” gilt: Unzuverlässigkeit erzeugt kein Vertrauen. Ganz im Gegenteil.
(6) Pünktlichkeit ist nicht nur eine Zierde, sondern auch ein Zeichen von Respekt gegenüber der Zeit anderer.
Wenn jemand pünktlich erscheint und warten muss, ist das unhöflich und respektlos. Zeit ist ein kostbares Gut. Jemanden warten zu lassen, bedeutet, die Zeit anderer nicht zu wertschätzen. Natürlich kann mal etwas schiefgehen und es kann daher vorkommen, dass man sich verspätet. Das ist eine begründete Ausnahme, darüber kann man hinwegsehen. Wenn es jedoch öfter vorkommt oder sogar billigend in Kauf genommen wird, dann ist es Respektlosigkeit und fehlende Wertschätzung. Gleiches gilt übrigens auch für die Dauer von Terminen. Wenn ich mir eine Stunde freigeschaufelt habe, bitte nicht unnötig und ohne Rücksprache überziehen.
FFehlt noch etwas? Welche Prinzipien könnten noch hilfreich sein? Wie eingangs schon geschrieben, darf mein „Entwurf” gerne aufgegriffen, überarbeitet und weiterentwickelt werden. Es wäre schön, wenn das Ergebnis sowie Verbesserungsideen und Ergänzungen z. B. als Kommentar hier kundgetan würden. Wie immer gilt: Es geht nicht darum, Recht zu behalten, sondern darum, bessere Argumente und Lösungen zu entwickeln.
Toms Gedankenblog 