#GEDANKENBLITZ | Zu viel Bürokratie? Nein – zu schlecht designed

Ein Formular, das Daten abfragt, die die Behörde längst besitzt. Ein digitales Verfahren, das den Papierprozess eins zu eins nachbildet – nur eben als PDF. Wer schon einmal dutzende Anträge gestellt hat, kennt das Muster. Und trotzdem lautet die politische Forderung, wann immer Bürokratie Thema wird: Abbauen. So als hätten wir ein riesiges quantitatives Problem.

Haben wir nicht. Wir haben ein Qualitätsproblem. Die drei eigentlichen Punkte:

1. Verdopplung statt Koordination. Dieselbe Information geht mehrfach an verschiedene Stellen, weil die Systeme nicht verbunden sind. Digitalisierung, die Papierprozesse 1:1 kopiert. Fristen, die mit realen Arbeitsrhythmen kollidieren. Das ist kein Mengenproblem – das ist ein Architekturproblem.
2. Regelungsdichte statt Regelungsqualität. Eine Norm kann kurz, präzise und wirkungsvoll sein – oder lang, auslegungsbedürftig und praxisfern. Der Unterschied liegt im Handwerk des Gesetzgebers, nicht in der Anzahl der Absätze. Stattdessen: handwerklich miserable Gesetze, die Aufwand erzeugen, statt ihn zu erleichtern.
3. Fehlende Wirkungskontrolle. Neue Pflichten werden eingeführt, aber fast nie systematisch geprüft, ob sie ihren Zweck erreichen. An evaluationsfreier Bürokratie wächst das Qualitätsproblem weiter. Feedbackschleifen mit echter Wirksamkeitskontrolle? Fehlanzeige.

Und es trifft nicht nur Bürger:innen. In fast jeder Amtsstube stöhnen die Mitarbeitenden über den täglichen Irrsinn – nur hört es niemand, der etwas ändern kann und offenbar auch will (anders kann ich es mir nicht erklären). Das Wissen, die Erfahrung und die Ideen sind meist vorhanden. Nur die Entscheider begeben sich nicht an den Ort des Geschehens, wo sie genau die Informationen bekommen und finden, die sie brauchen.

Warum also geistert die Abbau-Debatte weiter durch die Politik? Weil Zahlen medienwirksam sind und Qualität nicht. Eine Milliardensumme passt in eine Pressemitteilung – „Regelungsqualität“ hat keinen Indikator.

Dazu kommt: Blindes Streichen vermeintlicher Überbürokratie verschlimmbessert das Qualitätsproblem. Wer Pflichten streicht, ohne Prozesse neu zu denken, erzeugt an anderer Stelle neue Pflichten – Kontrolllücken rufen Ersatzregelungen auf den Plan, Nachbesserungsgesetze folgen. Bürokratie ist ein System: Niemand kann eine Komponente entfernen, ohne die Architektur neu zu denken. Wer in Systemen denkt, kommt der Ursache näher – statt am Symptom zu doktern.

Die Antwort wäre nicht weniger Staat um jeden Preis, sondern besser designte Pflichten: Information nur einmal melden („Once-Only-Prinzip“), Praxischecks schon während des Gesetzgebungsprozesses, systematische Ex-post-Evaluation mit Abschaltautomatik bei Wirkungslosigkeit.

Warum also verschließt man die Augen davor? Quantitativer Abbau ist kommunikativ risikolos: Zahlen nennen, fertig. Qualitative Verbesserung würde zugeben, dass einzelne Regeln falsch sind – nicht nur zu viele. Das berührt Zuständigkeiten, politische Eigentumsrechte an Gesetzen und die Frage, wer für ein fehlgeschlagenes Design verantwortlich ist.

Die Folge: Man „erleichtert“ am Rand, während der Kern – schlecht gebaute Prozesse und unvernetzte Systeme – unangetastet bleibt. Und viel zu oft geht quantitative Entlastung sogar zu Lasten der Qualität, wenn Kontrolle schlicht gestrichen statt sinnvoll neu gestaltet wird.

Bürokratieabbau ist die falsche Antwort auf ein Designproblem. Die richtige Frage wäre: Welche Regeln brauchen wir – und was wollen wir mit ihnen erreichen? Konsequent vom Ergebnis her denken, Qualität in den Fokus stellen und alles weglassen, was das Ergebnis nicht dient – das ist zielführender als oberflächliches Herumdoktern an den Symptomen. Auch wenn es eine selbstkritische Auseinandersetzung voraussetzt.

Meister Konfus hat seine Freude daran, den so erzeugt man weiterhin noch mehr „Verschwendung“.