#LINKSDERWOCHE | 22/2021: Produktivität, Projektmanagement, Lean, Agile, Leadership und Management

PRODUKTIVITÄT

Mikrotask: Wie sie uns helfen in den Flow zu geraten

In den Flow kommen, ist der gar nicht so einfach. Gerade bei der Vielzahl an Ablenkungsmöglichkeiten, die durch die digitalen Möglichkeiten mehr statt weniger geworden sind. Eine ziemlich guter Weg, dem entgegenzutreten ist die Pomodoro-Technik, die aber nicht für jeden Arbeitskontext immer so ideal ist und auch nicht zu jedem Menschen im gleichen Umfang passt. Was aber sehr spannend an ihr ist, dass sie mit Mikrotasks arbeitet, also keinen Aufgaben, die sich schnell und einfach erledigen lassen und jeden Pomdori mit einer kleinen Pause belohnt. Neuere Forschung scheint zu belegen, dass dieser Effekt der Mikrotasks in der Tat mehr Aufmerksamkeit verdient, als es bisher in vielen Bücher, die zumindest ich gelesen habe, der Fall ist. Im Magazin MIT Technology Review bin auf den folgenden spannenden Artikel zum Thema gestoßen, der die wesentlichen Ergebnisse einer Studie zusammenfasst, die das Prinzip der Mikrotasks und ihren Zusammenhang mit Projektivität zum Gegenstand hatte.

https://www.heise.de/hintergrund/Wie-Mikrotasks-die-Arbeit-erleichtern-6047213.html

MiniMax-Gewohnheiten: Mit minimalen Gewohnheiten zu maximalen Erfolg

Passend zum Thema Mikrotasks bin ich im Toolblog von Stephan List auf die Anwendung des MiniMax-Prinzips in Bezug auf Gewohnheiten aufmerksam geworden. Dabei geht es darum, mit minimalem Aufwand Gewohnheiten anzutrainieren, die maximale Wirkung erzielen. Was ja im Sinne unsere persönliche Produktivität ein Kernthema ist. Das von Stephan erwähnte Buch von Manfred Prior kann ich Euch übrigen auch wärmstens empfehlen. Sehr schlank, aber extrem gehaltvoll und sehr hilfreich.

https://toolblog.de/2021/05/28/erfolg-durch-minimax-gewohnheiten/

Mit Fragen sich selbst führen: Reflexionsfähigkeiten verbessern, mit nur einer Frage

Wer fragt, der führt. So heißt so schön. Und das da etwas dran ist, ich denke, darüber müssen wir nicht diskutieren. In der Regel beziehen wir dies auf das Führen andere Menschen. Es gilt aber auch nur wer sich selbst führen kann, kann auch andere führen. Was, wenn wir Führen durch Fragen auch auf uns selbst anwenden? Zu diesem Experiment regt die folgende Podcastfolge von Ivan Blatter an. Mit einer simplen, einfachen Frage: Was macht diesen Tag zu einem guten Tag? Mit dieser einfachen Frage befördern wir unsere Selbstreflexion in Form einer geistigen Vorwegnahme des Tages und ich bin mir sicher, dass dies bei vielen Menschen hilft, den Knoten zu lösen, der sich häufig im Kopf bildet, wenn wir die Frage aufwerfen, was uns bremst.

https://ivanblatter.com/podcast/gute-frage/

Entscheidungsfehler: Entscheidungsfehler minimieren

Entscheidungsfehler sind normal. Sie lassen sich nicht vermeiden. Aber deutlich verringern. Allein schon, dass sich bewusst machen, möglicher kognitiver „Fehlerquellen“ ist da sehr hilfreich. Das Buch zu diesem Thema, welches sicherlich jedem von Euch sofort einfällt: Daniel Kahnemann: Schnelles Denken – langsames Denken, München 2012. Durch den Blogartikel von James Mitchell Lee bin ich auf eine Neuerscheinung eines Buches – mit Beteiligung von Kahnemann – aufmerksam geworden. Das erneut das Thema Entscheidungsfehler im Fokus hat. Ich fürchte, es kommt ein weiteres Buch auf die „Leseliste“, die eh schon übervoll ist 😉

https://www.teamworkblog.de/2021/05/noise-wie-wir-entscheidungsfehler.html

Zeitplanung, wenn der Kittel brennt: Was tun, wenn man sich mehr vorgenommen hat, als man schafft

„Alleweil brennt mir wieder der Kittel.“ Wenn meine Kollegen diesen Satz von mir hören, wissen sie – ich habe mich mal wieder hoffnungslos „verplant“ und mehr Zusagen gemacht, als ich schaffen kann. Das passiert gelegentlich. Den zum einen bin ich auch nur ein Mensch und verschätze mich auch mal. Zum anderen, auch dies ist kein Geheimnis, die Welt da draußen schert sich wenig um unserer Pläne. Jetzt ist guter Rat gar nicht so teuer, den hierfür gibt es ja ein paar Tipps von Dan Rockwell, die genau auf dieses Szenario abzielen:

https://leadershipfreak.blog/2021/05/26/how-to-manage-your-schedule-when-your-hair-is-on-fire/

PROJEKTMANAGEMENT

Projektplanung: 8 Möglichkeiten, um das Projekt wieder auf die Spur zu kriegen

Projekte bewegen sich nicht im luftleeren Raum. Es gibt viele Stör- und Einflussgrößen, die auf ein Projekt einwirken. Dazu gehören externe Abhängigkeiten und andere Risiken, die jedes Projekt gewaltig ins Straucheln bringen können. Das kann am Ende die Zeitplanung gewaltig negativ beeinträchtigen und gewaltig Trouble bedeuten. Tim McMahon schlägt hierzu 8 mögliche Ansätze vor, wobei ich die Vorschläge 6 und 7 nicht unbedingt als gute Wahl bezeichnen würde, was er selbst auch erwähnt.

http://www.aleanjourney.com/2021/05/8-project-management-schedule.html

Business Case: Das Wichtigste zusammengefasst

Der gute alte „Business Case“ wird zwischenzeitlich von vielen hinterfragt und kritisch gesehen. Auf der anderen Seite ist es dennoch ein bewährtes Werkzeug, welches im richtigen Kontext sehr hilfreich sein kann. Als Ausgangspunkt einer ersten Reflexion, als erste Einschätzung für die Entscheidung eines Invest (bei abschätzbaren Risiken; bei echter Ungewissheit sind die Risiken nicht abschätzbar – hier ist dann ein anderes Vorgehen gefragt) ist und bleibt der Business Case eine sinnvolle Hilfe. Was ist ein Business Case, was sollte rein und wann ist der sinnvoll – darauf gibt der Beitrag von Andrea Windolph einen schnellen Überblick:

https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/business-case/

LEAN

Skalierung von Lean: Was uns Kreisverkehre über die Skalierung von Lean zeigen

Den Artikel von Jon Miller, den ich im Folgenden verlinkt habe, finde ich in mehrfacher Hinsicht spannend. Zum einen habe ich erst durch den Beitrag von Jon Miller bewusst wahrgenommen, dass ein Kreisverkehr ähnlich wie ein WiP-Limit funktioniert: Der Durchfluss wird gesteuert, um einen möglichst flüssigen Durchfluss durch das System zu gewährleisten. Im Weiteren zeigen sich auch Parallelen zur Skalierung von Lösungen in Organisationen:

https://blog.gembaacademy.com/2021/05/24/roundabout-lessons-on-scaling-lean-solutions/

Pull-System: Auswahlkritieren für die Errichtung eines Pull-Systems

Pull-System ist nicht gleich Pull-System. Es gilt einige Fragen zu beantworten, die in diesem Kontext auftreten können. Die meisten davon sicherlich tendenziell eher im Kontext der Produktionswirtschaft, weniger im Dienstleistungsbereich. Eine ganz gute Übersicht – zumindest für mich, der ich ehr aus dem Bereich Verwaltung und Dienstleistung kommt – hat mir der Blogartikel von Christoph Roser gegeben:

https://www.allaboutlean.com/pull-system-decision-criteria/

AGILE

Scrum und Fehlerkultur: Warum das Lernen aus Fehler und Irrtümern für Scrum wichtig ist

Ich habe mit dem Begriff „Fehlerkultur“ hin und wieder meine Schwierigkeiten. Weniger mit dem Konzept dahinter, den dieses finde ich richtig und gut. Sondern mehr mit der „Überschrift“. Den es geht ja nicht darum, Fehler machen anzustreben, sondern viel mehr darum anzuerkennen, dass Fehler und Irrtümer ganz selbstverständlicher Teil einer komplexen Welt sind, aus denen sich Lernchancen ergeben. Daher spreche ich gerne von der Fehler- und Lernkultur, um genau dies stärker hervorzuheben. Unter Bedingungen der Komplexität gehören Fehler und Irrtümer schlicht und ergreifend dazu. Und damit ist die Fehler- und Lernkultur auch eine wichtige Grundlage für agile Frameworks wie Scrum. Wie auch Stefan Wolpers schön erklärt, der eine weitere Idee aufgreift, die ich auch immer wieder ins Spiel bringe: Den Fehler des Monats. Probiert es mal in Eurem Team aus und kürt in jedem Sprint einen Fehler des Monats, der Eurem Team die meisten Lernchancen bietet und schaut, was passiert … Ihr werdet staunen.

https://www.scrum.org/resources/blog/why-scrum-requires-failure-culture-making-your-scrum-work-10

Scrum Guide: Vorschlag für einer genderfrei Formulierung

An Gendern oder Nicht-Gendern entzündet sich immer wieder – teilweise schon eine ideologische – Grabenschlacht verschiedenster Fraktionen, die mir gelinde gesagt schleierhaft ist. Sprache ist lebendig. Sie verändert sich. Wir sprechen heute anders als noch unsere Vorfahren im Mittelalter (die mit Sicherheit nicht die „Kunstsprache“ auf den Mittelaltermärkten gesprochen haben). Nachdem ich mir viele, viele Argumente zum Thema angehört habe (von beiden Seiten), habe ich mich entschieden, mit gesundem Maß und Verstand zu gendern, sofern ich keine geschlechtsneutrale Formulierung finde. Eine andere Variante ist der Versuch, ganz ohne „Geschlechterbezeichnungen“ auszukommen. Was im folgenden Formulierungsvorschlag für den Scrum Guide 2020 der Fall ist, in der nach Phettberg „entgendert“ wurde und die ich Blog SCRUMSchau entdeckt habe. Mir persönlich gefällt diese Variante nicht wirklich, da mich die vermeintliche Verniedlichung sehr stört. Dennoch verlinke es hier. Den erstens ist die Diskussion noch lange nicht abgeschlossen und zum anderen finde ich es wichtig, zu wissen, welche Varianten es gibt. Das Thema der Geschlechtergerechtigkeit macht nicht vor der agilen Arbeitswelt halt, sondern ist Teil unseres Alltags.

https://scrumschau.wordpress.com/2021/05/25/scrum-guide-2020-entgendert-nach-phettberg/

Scrum Team Charter Canvas: Mit Hilfe eines Canvas die „Regeln“ der Zusammenarbeit transparent machen

Ich arbeite gerne mit visuellen Hilfsmitteln. Dazu gehören auch Canvas, wobei mir mittlerweile die Canvas-Schwemme etwas auf den Zeiger geht. Mittlerweile gibt es für alles einen Canvas und die große Gefahr, die ich sehe, ist, dass diese Canvas als statisches Werkzeug missbraucht werden, nicht als Orientierungshilfe. Dennoch finde ich die Idee von Simon Kneafsey interessant, der ein Scrum Team Charter Canvas vorstellt, dass sicherlich vielen Teams hilft für sich die wesentlichen Prinzipien der Teamzusammenarbeit sichtbar zu machen.

https://www.scrum.org/resources/blog/scrum-team-charter-canvas

Scrum Master*in: Wenn der Frust zu groß wird

Die Welt könnte so schön sein – wenn sie „perfekt“ wäre. Ist sie aber nicht. Es gibt selten perfekte Rahmenbedingungen. Und nicht immer können wir diese in dem Umfang gestalten und beeinflussen, wie wir gerne möchte. Hin und wieder haben wir auch keine Chance. Egal wie sehr wir uns bemühen und wie sehr wir uns anstrengen. Egal in welcher Rolle wir unterwegs sind. Das trifft auch Scrum Master:innen. Und so kommt unweigerlich, was kommen muss – Frustration macht sich breit. Die Gründe sind vielseitig. Nicht immer ist es die Person und die ihre Kompetenzen. Und weil dies häufiger vorkommt, als uns allen Recht ist, sollten wir uns auch den Schattenseiten zuwenden, so wie es Stefan Wolpers hier tut (den wir wollen ja aus Irrtümern und Fehler lernen):

https://www.scrum.org/resources/blog/frustrated-scrum-master-when-all-effort-leads-nowhere

Scrum Grundlagen: Sprint Planung und Transparenz

Auch alte Hasen tun gut daran, sich immer wieder ins Gedächtnis zu rufen, auf welchem Fundament ihre Arbeit fußt. Das regelmäßige Reflektieren der Scrum-Grundlagen hilft, um nicht in Routine-Fehler zu verfallen. Das gilt im Scrum-Kontext genauso wie in jedem anderen. Deswegen finde ich die Artikelserie von Steven Deneir nicht uninteressant. Im hier verlinkten Beitrag geht es um die Bedeutung der Sprint Planung und welche Rolle Transparenz dabei spielt:

https://www.scrum.org/resources/blog/back-foundations-scrum-framework-sprint-planning-and-transparency

Product Backlog: Wen der Product Backlog aussieht wie Kraut und Rüben

Der Product Backlog ist das „Steuerungshilfsmittel“ auf der strategischen Ebene des Scrum-Teams. Ist der Product Backlog unübersichtlich, schlecht strukturiert, schlägt es unmittelbar auf das Team durch. Eigentlich nachvollziehbar. Wenn da nicht dieses furchtbare „aber“ wäre. Ein Product Backlog will gepflegt werden. Dazu gehört nicht nur die Organisation der ganzen Items, die die dazu kommen, sondern auch die Struktur. Die Struktur, die hilft, den strategischen Überblick zu behalten. Da so ein Product Backlog sehr organisch wachsen kann, ist es mit der Struktur gelegentlich schneller vorbei, als man sich wünscht und erhofft. Und greifen die Tipps von Ralf Kruse weiter. Und ja, es funktioniert. Ich bin schon ähnliche Ansätze gefahren 😉

https://enablechange.de/2021/05/26/von-der-blossen-task-ansammlung-zum-echten-product-backlog/

Begriffsklärung: Der Versuch eine Begriffentfrachtung

Da es keine „echte“ im Sinne abschließende Definition von Agilität gibt, wird viel in den Begriff hineininterpretiert, was gelegentlich weit über das Ziel hinaus geht und am Ende zum Gegenteil zu verkehren droht. Einiges davon, was Felix Stein aufzählt, kommt mir daher in der Tat bekannt vor. Commitment wird zum basisdemokratischen Zustimmen erklärt (was meines Erachtens nicht gemeint ist – noch dazu, dass die meisten Menschen leider nur Konsens- oder Mehrheitsentscheid kennen und daher deliberative Ansätze, konservative Methoden u. ä. gar nicht berücksichtigen. Dies ist allerdings ein anderes Thema), Crossfunktionalität als Prinzip im Team unreflektiert auf die ganze Organisation übertragen uvm. Wichtig ist, die Ideen sind nicht falsch. Es ist wichtig, sie als Prinzipien zu verstehen, die reflektiert in den Kontext adaptiert werden sollten.

https://www.lean-agility.de/2021/05/begriffs-entfrachtung.html

LEADERSHIPUND MANAGEMENT

Führen wie Blaufußtölpel: Was uns die Vogelwelt über Führung lehrt

Ich muss zugeben, da ich alles andere als Vogelkundler bin, kann ich null nachvollziehen, ob der Vergleich von Dan Rockwell wirklich passend ist. Aber er gefällt mir einfach oder sagen wir besser, mir gefällt, was er inhaltlich in den Vergleich hineinpackt und dies auch noch kurz und prägnant: 5 kurze Leitsätze für gute Führung.

https://leadershipfreak.blog/2021/05/24/5-ways-to-lead-like-the-blue-footed-booby/

Vereinfachen: Die Kunst des Weglassens

Hach … herrlich, wenn mal jemand anderes als ich auf C. N. Parkinson referenziert. Ich bin ein bekennender Fan des Jahrzehnte alten Klassiker „Das parkinsonsche Gesetz und andere Studien über die Verwaltung“. Erschreckend wie amüsant zugleich: Wir sprechen permanent davon, dass die Kunst darin liegt, die Dinge zu vereinfachen und doch erleben wir im Alltag genau das Gegenteil. Das macht Parkinson zu einem zeitlosen Klassiker. Es es wirklich so, wie Marcus Raitner vermutet, dass wir lieber mehr vom Gleichen machen, um ein Problem zu lösen, statt einfacher Wege zu suchen?

https://fuehrung-erfahren.de/2021/05/die-kunst-des-weglassens/

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